Dalam dunia rekrutmen, perusahaan perlu mengadopsi teknologi yang dapat untuk mempercepat dan mempermudah proses penyeleksian calon karyawan, solusi yang efektif adalah menggunakan Applicant Tracking System (ATS).
Selain untuk memahami cara kerja dan manfaat dari ATS, perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensi proses dari rekrutmen, tetapi juga dapat menjamin bahwa mereka dapat menarik dan memilih kandidat terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Apa itu Applicant Tracking System (ATS)?
Applicant Tracking System (ATS) merupakan sebuah platform yang dirancang untuk dapat mempermudah dan mempercepat dalam proses rekrutmen. Adanya menggunakan ATS, proses rekrutmen dapat menjadi lebih terorganisir, menghemat waktu, dan dapat meningkatkan produktivitas dalam mencari karyawan baru.
ATS dapat mengintegrasikan berbagai tahap perekrutan yang sebelumnya dilakukan secara manual, tetapi saat ini ATS dapat dirancang untuk membantu tim rekrutmen dalam menjalankan proses perekrutan dengan lebih efektif dan efisien melalui otomatisasi tahapan-tahapan penting.
Baca juga: Mengenal HR System dan Manfaatnya
Cara Kerja ATS
Bagaimana cara kerja software ATS? Simak penjelasannya berikut ini.
1. Penerimaan Lamaran Kerja
Langkah pertama, ATS dapat menerima lamaran secara elektronik, baik melalui situs web perusahaan maupun email yang disediakan khusus oleh rekrutmen. Namun, selain menerima surat lamaran, ATS juga bisa mengumpulkan CV dan dokumen pendukung lainnya.
2. Penyimpanan Data Pelamar
Setelah lamaran telah diterima, ATS dapat menyimpan dan mengatur semua informasi yang diperlukan, seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, pendidikan, dan informasi lain yang relevan.
3. Penyaringan Otomatis
Namun setelah data pelamar terkumpul, ATS akan melakukan penyaringan lamaran dengan menggunakan algoritma berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Sistem ini dapat mencocokkan kata kunci dengan deskripsi pekerjaan dan menilai pengalaman yang sesuai. Lamaran yang memenuhi kriteria akan diloloskan, tetapi yang tidak akan ditolak otomatis.
4. Pengelolaan Alur Kerja Rekrutmen
ATS juga dapat membantu mengelola seluruh proses rekrutmen, mulai dari penjadwalan interview, mengirim pesan ke pelamar, hingga dapat mengatur tahapan rekrutmen lainnya. Dengan begitu, proses rekrutmen dapat terorganisir dan lancar.
5. Kolaborasi TIM
ATS dapat memungkinkan tim rekrutmen bekerja sama dengan lebih efisien, tim HRD dapat mengakses informasi pelamar, memberikan feedback, dan membagikan catatan mengenai setiap kandidat.
6. Pelaporan dan Analisis
Adanya berbagai fitur yang disediakan di ATS, seperti pelacakan proses rekrutmen melalui berbagai metrik, seperti durasi waktu untuk dapat mengisi posisi atau sumber lamaran yang paling efektif.
7. Integrasi
ATS dapat dihubungkan dengan perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan, seperti adanya sistem manajemen sumber daya manusia atau sistem manajemen talenta. Hal ini dapat memudahkan tim rekrutmen dalam mengakses data pelamar secara terpusat dan menghindari duplikasi data.
Manfaat ATS bagi Perusahaan
Terdapat berbagai manfaat dalam penggunaan ATS selama proses rekrutmen. Berikut beberapa diantaranya.
- Menghemat Waktu dan Sumber Daya. ATS mampu memproses ribuan CV secara otomatis dengan waktu singkat. Hal ini dinilai dapat memungkinkan perusahaan menghemat waktu dan sumber daya selama proses seleksi.
- Meningkatkan Efisien Rekrutmen. Pada saat menyaring ribuan CV dengan waktu singkat, ATS dapat bekerja lebih cepat memilah berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
- Menjamin Memilih Kandidat yang Tepat. ATS dapat menganalisis CV pelamar dan menyaring sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hanya kandidat terpilih yang sesuai untuk melanjutkan tahap selanjutnya.
- Meningkatkan Konsistensi dalam Pengambilan Keputusan. Data yang dipilih oleh ATS bervariasi, hal ini dapat membantu tim HR dalam membuat keputusan yang adil dan objektif.
- Mengurangi Bias dalam Proses Rekrutmen. Dengan ATS, penilaian dapat dilakukan oleh sistem, sehingga dapat mengurangi potensi bias personal.
Baca juga: 15 Software HR Terbaik di Indonesia dan Kisaran Harganya
Kesimpulan
Dengan begitu Applicant Tracking System (ATS) dapat mempermudah proses rekrutmen dengan cara mengotomatiskan berbagai tahapan, mulai dari penerimaan lamaran hingga penyaringan kandidat. Perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya sebab dengan bantuan sistem dapat membantu menyaring ribuan lamaran secara cepat dan efisien.
Tak hanya itu, ATS juga dapat memastikan kandidat sesuai dengan kriteria perusahaan, dapat meningkatkan kandidat yang paling sesuai dengan kriteria perusahaan terpilih, meningkatkan konsistensi dalam pengambilan keputusan, serta mengurangi bias dalam proses rekrutmen.
