Di era digital saat ini, tantangan pengelolaan sumber daya manusia menjadi salah satu tantangan tersendiri. Karyawan yang menjadi salah satu aset berharga perusahaan haruslah diberdayakan serta dikembangkan potensinya melalui strategi-strategi yang tepat.
Guna menjawab tantangan tersebut, banyak perusahaan menggunakan HR system. Sistem ini menyederhanakan proses pengelolaan sumber daya manusia, seperti perekrutan, pelatihan, penggajian, hingga penilaian kinerja. Ini tentunya akan membantu perusahaan mengefisiensikan operasional bisnis.
Untuk memberikan penjelasan lebih detail mengenai HR system, berikut ini kami berikan lampirannya. Simak selengkapnya di bawah ini.
Pengertian HR System
HR system adalah sebuah sebuah sistem yang berfungsi sebagai alat bantu dalam menyelesaikan tugas terkait sumber daya manusia.
Dengan kata lain sistem ini membantu HR dalam pengelolaan tenaga kerja di dalam perusahaan, mulai dari perekrutan, evaluasi kinerja, absensi, pelatihan, penggajian, dan lain sebagainya.
Dalam penerapannya HR system terbagi menjadi dua jenis yaitu HRIS dan HRMS. Lantas apa perbedaan keduanya? HRIS atau Human Resource Information System merupakan sistem yang berfokus pada urusan database karyawan.
Sedangkan HRMS (Human Resource Management System) adalah sistem tingkat lanjutan dari HRIS yang mampu mengelola sumber daya manusia secara komprehensif.
Saat ini banyak perusahaan yang telah menerapkan kedua sistem tersebut dalam bentuk digital berupa software. Contohnya seperti produk LinovHR dari Lawencon yang sudah memiliki HRIS dan HRMS yang menawarkan kemudahan dalam mengelola sumber daya manusia dari manapun dan kapanpun.
Tidak hanya itu, fitur-fitur HR system juga mampu mengotomatisasi berbagai keperluan , sehingga memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk fokus dalam meningkatkan nilai bisnis.
Manfaat HR System bagi Perusahaan
Penerapan HR system di perusahaan tidak hanya memudahkan pengelolaan sumber daya manusia saja. Lebih daripada itu, sistem ini mampu memberikan berbagai manfaat lainnya yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuan bisnis, antara lain sebagai berikut:
1. Memberikan Efisiensi Waktu dan Sumber Daya
HR System memungkinkan perusahaan melakukan proses pengelolaan sumber daya manusia secara otomatis dan cepat, sehingga waktu dan sumber daya dapat dialihkan ke hal lain yang tujuannya untuk pengembangan bisnis.
2. Mempermudah Akses Informasi Secara Real Time
HR System merupakan teknologi berbasis cloud yang memungkinkan perusahaan dapat mengakses data karyawan dari mana saja secara real-time untuk banyak keperluan seperti pengambilan keputusan ataupun evaluasi data harian.
3. Membantu Pengambilan Keputusan
Tidak hanya mudah diakses, sistem ini juga dilengkapi fitur analitik yang mampu memberikan data secara akurat, sehingga tiap keputusan yang diambil perusahaan akan selalu berdasarkan data.
4. Sebagai Tempat Penyimpanan Data yang Aman
HR system memastikan data karyawan tersimpan dengan aman. Hal ini memungkinkan karena saat ini teknologi ini telah dilengkapi oleh berbagai fitur dan enkripsi keamanan yang terjamin.
5. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
HR system dapat memberikan akses kepada karyawan ke beberapa fitur seperti slip gaji, pengelolaan informasi pribadi, dan lain sebagainya. Hal ini akan meningkatkan keterlibatan karyawan dan menambah kepercayaan mereka terhadap perusahaan.
6. Meminimalisir Human Error
Menerapkan sistem HR akan mengotomatisasi beberapa proses pengelolaan sumber daya manusia sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan atau human error.
7. Membantu Pelaksanaan Regulasi
Perusahaan harus dan wajib memastikan hak karyawan terpenuhi sesuai dengan regulasi. Maka dari itu penerapan sistem HR membantu perusahaan melaksanakan berbagai peraturan ketenagakerjaan.
8. Mampu Terintegrasi dengan Sistem Lain
HR system tidak berdiri sendiri, sistem ini mampu terintegrasi dengan sistem lainnya di perusahaan seperti sistem keuangan maupun manajemen, agar mampu meningkatkan efisiensi sebuah bisnis.
Fitur Penting dalam HR System
Guna memaksimalkan manfaatnya, umumnya HR system dilengkapi berbagai macam fitur yang tentunya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Apa saja fitur-fitur tersebut? Berikut kami berikan fitur-fitur penting HR system.
Fitur Rekrutmen
Sistem HR memudahkan perusahaan dalam melakukan pengelolaan rekrutmen mulai dari penyebaran lowongan kerja hingga proses onboarding calon karyawan.
Fitur ini memungkinkan perusahaan menyaring pelamar berdasarkan kriteria yang dibutuhkan dan mengotomatisasi proses seleksi. Selain itu, fitur ini juga mampu terintegrasi dengan banyak portal kerja.
Fitur Manajemen Administrasi
Fitur manajemen administrasi menyediakan basis data untuk informasi pribadi karyawan. Dengan begitu perusahaan dapat dengan mudah mengakses dan memperbarui informasi tersebut, dan memastikan data karyawan tersimpan dengan aman serta terstruktur.
Fitur Pelatihan
Fitur ini menyediakan pelatihan yang terintegrasi oleh e-learning untuk karyawan, mulai dari pelaksanaan hingga evaluasi pelatihannya.
Fitur ini secara luas memberikan gambaran mengenai performa pelatihan karyawan, sehingga memudahkan perusahaan dalam meningkatkan kompetensi karyawan.
Tak hanya itu, fitur ini pun memastikan karyawan mendapatkan pelatihan yang relevan, serta memudahkan pemantauan karyawan.
Fitur Manajemen Gaji
Fitur manajemen gaji menyediakan otomatisasi perhitungan serta pengelolaan gaji secara akurat.
Selain itu, fitur ini juga terintegrasi dengan perangkat lunak lainnya seperti akuntansi dan perbankan.
Sehingga mampu memastikan pembayaran gaji tepat waktu dan meminimalisir kesalahan dalam perhitungan gaji.
Fitur Absensi dan Cuti
Fitur ini memungkinkan perusahaan melacak kehadiran dan absensi karyawan. Selain itu, baik karyawan dan perusahaan juga mampu mengajukan dan melakukan persetujuan atas sebuah cuti. Lebih dari itu juga, fitur ini dapat terintegrasi dengan pemindaian waktu via aplikasi.
Fitur Penilaian Kinerja
Fitur penilaian kinerja menjabarkan evaluasi karyawan secara berkala. Berdasarkan hal ini memungkinkan perusahaan untuk menetapkan target serta menyusun strategi pelatihan dan pengembangan karyawan.
Fitur Employee Benefit
Fitur ini mampu mengelola berbagai benefit yang diberikan kepada karyawan mulai dari asuransi kesehatan, reimbursement, dan pinjaman. Fitur ini secara khusus diterapkan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan.
Itulah penjabaran mengenai HR system. Berdasarkan pengertian, manfaat, dan fitur-fitur pentingnya dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem ini begitu penting bagi perusahaan. Hal ini mampu memberikan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan sumber daya manusia.
Walaupun pada awal penerapan sistem ini memerlukan biaya yang cukup besar, namun HR system merupakan investasi jangka panjang karena mampu meminimalisir biaya tak terduga, serta lebih fokus pada perkembangan bisnis.
Baca juga: 15 Software HR Terbaik di Indonesia dan Kisaran Harganya
