Business Process Outsourcing (BPO) merupakan jenis layanan yang membantu perusahaan, terutama startup, dalam menyediakan tenaga kerja untuk pekerjaan pendukung dan memudahkan perusahaan mendapatkan SDM sesuai dengan kebutuhan.
Biasanya proses outsourcing dikelola oleh pihak ketiga dengan perusahaan membuat perjanjian dengan penyedia tenaga kerja. Namun, sebelum kerjasama dengan vendor outsourcing, pentingnya untuk memahami BPO. Simak pembahasan lebih lanjut di artikel ini.
Apa Itu Business Process Outsourcing?
Business Process Outsourcing adalah praktik pengalihdayaan sebagian proses bisnis ke pihak ketiga untuk dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko, sehingga perusahaan dapat fokus pada pertumbuhan.
Saat bisnis berkembang, pengelolaan semua aspek bisa menjadi sulit. Peran BPO dapat membantu untuk menangani tugas-tugas non-inti, seperti pencarian karyawan, sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada strategi.
BPO dan perusahaan dapat bekerja sama berdasarkan kontrak, contoh BPO adalah Human Sourcing, di mana pihak ketiga dapat membantu mencari kandidat terbaik dalam perusahaan.
Tujuan BPO
Banyak perusahaan di Indonesia yang memiliki peran sebagai penyedia layanan pengalihdayaan proses dan fungsi bisnis atau BPO. Tujuan utama dari layanan Business Process Outsourcing, berupa:
- Menyediakan layanan tambahan untuk kebutuhan teknis
- Memungkinkan perusahaan fokus pada operasional bisnis inti
- Meningkatkan efisiensi biaya dan penyelesaian tugas non-inti
- Mengurangi risiko yang terkait dengan ketidakpastian bisnis di masa depan.
Jenis- Jenis BPO
Setelah memahami pengertian BPO, saatnya untuk mengenal jenis-jenisnya. BPO dapat dibagi menjadi beberapa kategori berdasarkan lokasi penyedia layanan, seperti:
Offshore Outsourcing
Pada jenis ini merupakan pengalihdayaan di mana organisasi mengontrak layanan kepada perusahaan yang berbasis di negara asing.
Onshore Outsourcing
Onshore outsourcing terjadi ketika suatu organisasi menggunakan layanan dari perusahaan yang beroperasi di negara yang sama.
Nearshore Outsourcing
Selanjutnya, ada nearshore outsourcing di mana proses organisasi yang mengontrak layanan dari perusahaan di negara tetangga.
Keuntungan Menggunakan BPO untuk Perusahaan
Inilah beberapa keuntungan menggunakan BPO bagi perusahaan:
1. Meningkatkan Produktivitas
BPO membebaskan perusahaan dari tanggung jawab operasional harian, memungkinkan eksekutif untuk fokus pada bisnis inti dan meningkatkan efisiensi di divisi lainnya.
2. Efisien Biaya
Dengan BPO, perusahaan dapat mengurangi biaya infrastruktur, tenaga kerja, dan operasional, sehingga menciptakan efisiensi kerja yang signifikan.
3. Fokus pada Kompetensi Inti
BPO memungkinkan eksekutif untuk fokus pada pengembangan bisnis inti, sementara tugas operasional sehari-hari diurus oleh penyedia layanan BPO.
4. Meningkatkan Kapabilitas
BPO dapat membantu perusahaan meningkatkan kemampuan dalam menyediakan produk dan layanan yang lebih baik kepada pelanggan, sekaligus meningkatkan keterampilan karyawan.
Contoh Penerapan BPO di Indonesia
Sektor IT dan Teknologi
Perusahaan di sektor ini sering menggunakan BPO untuk layanan seperti pengembangan software, pemeliharaan sistem, dan adanya dukungan teknis. Hal ini dapat memungkinkan mereka untuk dapat mengakses keahlian khusus dan dapat mengurangi biaya operasional.
Sektor Keuangan dan Akuntansi
BPO dalam sektor ini dapat mencakup layanan seperti akuntansi, penggajian, dan manajemen risiko. Dalam hal ini dapat membantu perusahaan untuk dapat mengelola keuangan mereka secara lebih efisien dan mematuhi regulasi yang berlaku.
Sektor Sumber Daya Manusia
Dalam sektor ini, BPO sering kali menggunakan untuk proses rekrutmen, manajemen tenaga kerja, dan administrasi sumber daya manusia (SDM), hal ini dapat memungkinkan perusahaan untuk fokus pada pengembangan strategi SDM tanpa terbebani oleh tugas administratif.
Baca juga: 5 Perusahaan Jasa Outsource Programmer Terbaik di Indonesia
Hambatan dalam Business Process Outsourcing
Meskipun BPO telah menawarkan banyaknya keuntungan, tetapi adanya risiko yang perlu diperhatikan.
1. Risiko Keamanan Data
BPO melibatkan transfer data sensitif kepada penyedia layanan, ini dapat menimbulkan risiko jika penyedia tidak memiliki kontrol keamanan yang memadai.
Perusahaan harus dapat memastikan adanya mekanisme pengawasan dan sistem pelaporan untuk dapat menjaga keamanan dan kepatuhan.
2. Adanya Permasalahan Ketergantungan pada Penyedia Layanan
Terlalu bergantung pada penyedia layanan untuk keahlian tertentu dapat menimbulkan masalah jika penyedia mengalami gangguan operasional, perubahan manajemen, atau masalah keuangan. Hal ini dapat langsung mempengaruhi kinerja perusahaan.
Panduan Memilih Penyedia Layanan BPO yang Sesuai
Memilih penyedia layanan BPO yang tepat sangat penting untuk kesuksesan sebuah bisnis.
1. Tolok Ukur Penyedia Layanan BPO
Carilah penyedia yang sudah memiliki berbagai pengalaman dan bereputasi baik. Periksa lama beroperasi, ukuran klien, dan pengalaman yang relevan dengan bisnis kamu. Penyedia dapat mengadopsi teknologi dan inovasi terbaru umumnya lebih efisien dan produktif.
2. Dapat Membangun Partnership yang Efektif
Bangun kemitraan yang efektif dengan penyedia BPO melalui komunikasi terbuka dan kesesuaian budaya. Kemitraan yang baik akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
3. Evaluasi Kemampuan untuk Memenuhi Kriteria Bisnis
Pastikan mitra BPO dapat menyesuaikan layanan mereka dengan kebutuhan bisnis Anda. Diskusikan secara mendetail kebutuhan Anda dan pastikan mereka memiliki kemampuan untuk dapat memenuhi tuntutan tersebut.
4. Pertimbangkan Biaya dengan Matang
Selanjutnya, Anda bisa pilih mitra BPO yang menawarkan biaya sesuai dengan anggaran untuk memastikan tidak ada biaya tersembunyi yang dapat merugikan Anda.
5. Periksa Kualitas Layanan dan Dukungan Para Pelanggan
Selain mempertimbangkan masalah biaya, evaluasi kualitas layanan dan dukungan pelanggan dari mitra BPO. Pastikan mereka memberikan layanan yang baik dan dukungan yang memadai untuk kebutuhan bisnis Anda.
Baca juga: Cara Memilih IT Outsourcing yang sesuai Kebutuhan
Kesimpulan
Keuntungan menggunakan Business Process Outsourcing (BPO) sangat penting bagi perusahaan, sebab bisa menyerahkan tugas-tugas non-inti kepada penyedia layanan eksternal yang dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
Selain itu, BPO juga dapat memperkuat kapabilitas perusahaan dengan memberikan akses ke keahlian khusus yang tidak dimiliki secara internal, misalnya di sektor IT yang menawarkan keahlian dalam pengembangan perangkat lunak dan sektor keuangan BPO dapat membantu dalam manajemen risiko dan kepatuhan.
Namun, perusahaan perlu waspada dengan tantangan seperti adanya risiko keamanan data dan ketergantungan pada penyedia layanan. Melalui pendekatan yang tepat, BPO bisa menjadi alat yang efektif dalam mendukung pertumbuhan dan efisiensi bisnis.
