Pernahkan Anda mengenal istilah human error? di mana seseorang melakukan kesalahan tertentu pada tanggung jawabnya? Jika iya, maka Anda telah memahami gambaran awal mengenai istilah ini.
Human error atau biasa disebut dengan kesalahan manusia memiliki berbagai macam bentuk tergantung pada tugas atau pekerjaan yang sedang mereka lakukan. Ini bisa seperti kesalahan input data, lupa menjalankan sistem, atau bahkan hingga salah memberikan informasi.
Memang jika dilihat dari satu sudut pandang ini merupakan kesalahan kecil, namun ketika melihat dampaknya, ini bisa menghambat seluruh kegiatan maupun operasional ketika hal ini terjadi di suatu proses bisnis.
Tapi, apakah benar adanya kesalah kecil “human error”, dapat berdampak besar pada berjalannya suatu bisnis? Untuk mengetahuinya secara lebih lanjut berikut ini penjelasan selengkapnya!
Apa Itu Human Error
Umumnya human error merupakan salah satu bentuk kesalahan yang dilakukan oleh manusia, baik awam dan baru belajar atau ahli pada bidang tertentu. Kesalahan ini bisa terjadi kapan saja, dan biasanya meliputi banyak hal seperti keputusan, tindakan, hingga proses berpikir.
Pendapat ahli, Merriam-Webster, juga menyebutkan human error merupakan bentuk kesalahan yang selalu dilakukan oleh manusia bukan mesin. Bahkan seorang profesional pun dapat melakukan kesalahan serupa, atas dasar alasan tertentu.
Selain itu, human error juga dikelompokkan menjadi tiga kategori tertentu, di mana ini terlampir dalam pendapat seorang ahli, Jens Rasmussen, asal Denmark. Ia berpendapat bahwa kesalahan manusia ini terbagi menjadi tiga yaitu, keterampilan, peraturan, serta pengetahuan. Di mana seterusnya Ia menjelaskan bahwa;
- Seseorang yang tidak memiliki keterampilan tertentu akan cenderung menimbulkan kesalahan,
- Juga pada seseorang yang tidak memiliki pengetahuan memadai, ini akan menghambat pekerjaan mereka karena ketidaktahuan pengerjaan atas tugas yang diberikan.
- Serta, kategori berdasarkan peraturan juga dapat berperan dalam kesalahan yang terjadi pada proyek tertentu.
Perspektif Human Error
Selain memiliki kategori tertentu, human error sendiri dapat dipandang melalui perspektif tertentu. Perspektif itu juga diklasifikasikan menjadi empat bagian. Dilansir dari center for Chemical Process Safety (1994), berikut adalah keempat perspektif tersebut:
1. Perspektif Pendekatan Tradisional
Perspektif ini menitikberatkan tanggung jawab atas sebuah kesalahan pada satu individu tertentu. Pendekatan ini memprasangka bahwa penyebab utama sebuah kesalahan tercipta karena kesalahan berpikir atau tindakan seseorang. Sehingga dalam penanggulangannya, ini memerlukan solusi berupa pengetatan seleksi dan modifikasi perilaku individu.
2. Perspektif Faktor Manusia
Pendekatan berikutnya memandang bahwa sumber human error terjadi dikarenakan tidak sesuainya kemampuan seseorang dalam melaksanakan permintaan sebuah sistem. Sederhananya, perspektif ini seringkali mengaitkan desain sistem yang tidak mempertimbangkan keterbatasan fisik dan mental manusia. Sehingga dalam penyelesaiannya ini melibatkan rancangan sistem yang mampu menyesuaikan karakteristik manusia.
3. Perspektif Sistem Kognitif
Perspektif sistem kognitif berfokus pada pemahaman proses kognitif yang mendasari suatu tindakan individu yang pada akhirnya menyebabkan suatu kesalahan. Pendekatan yang berkembgan pada 1970 hingga 1980-an ini, memberikan wawasan untuk menganalisa bagaimana manusia berinteraksi dengan sistem, dan bagaimana proses kognitif dapat terpengaruh oleh berbagai faktor seperti tekanan waktu, beban kerja, dan kompleksitas tugas.
4. Perspektif Konsep Skill Based, Rule Based, dan Knowledge Based
Perspektif satu ini melibatkan banyak faktor mulai dari kebiasaan, prosedur, hingga penyelesaian masalah. Sehingga pendekatan ini memandang kesalahan terjadi karena tiga faktor tersebut.
Contoh kesalahan perspektif ini dapat diibaratkan pada kondisi tertentu, seperti berikut ini.
- Pada skill based, ketika operator kelistrikan salah menghubungkan kabel karena tertukar dengan kabel lainnya yang memiliki warna serupa.
- Sedangkan, rule based, ketika operator kelistrikan salah membaca panduan tegangan yang menyebabkan kekeliruan keputusan.
- Terakhir, Knowledge based, di mana jika terjadi kesalahan tidak umum, dan mengharuskan operator kelistrikan menyelesaikannya dalam waktu yang cepat. Ini mungkin akan berdampak pada penyelesaiannya yang menyebabkan kesalahan dalam pengambilan keputusan.
Jenis Human Error
Setelah memahami pengertian serta perspektifnya, berikut merupakan beberapa jenis human error yang juga dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu disengaja dan tidak disengaja. Untuk pemahaman lebih lanjut, berikut penjelasannya.
Kesalahan Disengaja
Jenis human error satu ini disebabkan kesengajaan oleh satu individu. Di mana klasifikasinya juga terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Kesalahan Karena Prosedural
Klasifikasi human error yang satu ini muncul ketika situasi di mana seseorang dengan niat benar namun melakukan prosedur yang kurang tepat. Misal, ketika seseorang menganggap cara yang mereka lakukan benar, namun hasil yang diterima justru menimbulkan kesalahan.
2. Kesalahan Atas Dasar Pengetahuan
Klasifikasi human error berikutnya muncul ketika seseorang membuat keputusan kurang tepat, karena alasan pengetahuan yang kurang tepat ataupun salah. Biasanya ini terjadi ketika seseorang dihadapkan pada satu masalah yang belum pernah mereka hadapi, sehingga dalam penyelesaiannya menggunakan pemahaman tidak akurat.
Kesalahan Tidak Disengaja
Sama seperti namanya, jenis human error satu ini disebabkan karena ketidak sengajaan dan biasanya melibatkan pikiran seseorang. Di mana jenis human error satu ini juga memiliki dua klasifikasi, yaitu;
1. Slips
Klasifikasi human error ini biasanya terjadi akibat gagalnya fokus atau gangguan perhatian pada kegiatan yang sedang dilakukan. Sehingga, eksekusinya menjadi gagal atau tidak sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Contoh kasus sederhananya seperti kesalahan mengetik.
2. Lapses
Klasifikasi human error ini merupakan kesalahan yang biasanya terjadi dikarenakan seseorang lupa akan suatu informasi tertentu seperti langkah menyelesaikan satu hal. Biasanya, ini melibatkan gangguan pada memori seseorang, seperti kelupaan menaruh barang.
Dampak Human Error dalam Bisnis
Dalam konteks bisnis, human error menjadi faktor khusus yang mampu mempengaruhi kondisi bisnis, mulai dari operasional, finansial, dan lain sebagainya. Beberapa contoh kesalahan manusia yang terjadi di perusahaan atau bisnis, seperti;
- Kesalahan memasukan data pada database
- Kesalahan memahami instruksi
- Kesalahan memasukan data keuangan pada anggaran
- Kesalahan mengirim pesan pada atasan
- Kesalahan mengatur penjadwalan kerja
- Kesalahan mengoperasikan mesin
- Kesalahan memastikan pemeliharaan
- Kesalahan melakukan inventory pada gudang
- Kesalahan mengikuti langkah-langkah penyelesaian kerja
- Kesalahan mengatur kata sandi
Selain daftar di atas masih banyak kesalahan lainnya yang dapat terjadi akibat ulah manusia. Jika kesalahan-kesalahan tersebut sering terjadi, ini akan menimbulkan kerugian yang signifikan untuk keseluruhan operasional bisnis. Beberapa kerugian tersebut di antaranya seperti.
1. Kerugian Finansial
Kesalahan pemrosesan pesanan, pengelolaan inventaris, hingga kecacatan produk akibat manusia akan menimbulkan kerugian secara finansial. Ini melibatkan banyak biaya yang harus dikeluarkan seperti biaya perbaikan pada produk, kompensasi kepada pelanggan, sehingga hal ini juga berdampak pada menurunnya pendapatan.
2. Kerugian reputasi
Tidak hanya finansial, kesalahan-kesalahan yang berujung pada terhambatnya operasional dan rusaknya produk juga sangat mempengaruhi reputasi perusahaan. Kepuasan pelanggan yang menurun dan reputasi yang buruk merupakan beberapa dampak kerugian yang nantinya akan diterima oleh perusahaan.
3. Kerugian Produktivitas
Human error yang terjadi pada sektor penting dalam bisnis akan menyebabkan gangguan dalam proses operasional, memperlambat alur kerja, dan mengurangi efisiensi. Sehingga ini akan menyebabkan turunya produktivitas bisnis.
4. Mempengaruhi Keselamatan Kerja
Kesalahan yang dilakukan manusia di dalam lingkungan kerja terutama proyek dan manufaktur, tidak hanya berdampak pada operasional. Lebih dari pada itu ini akan menimbulkan resiko keselamatan dan meningkatkan resiko cedera.
5. Kesalahan Regulasi
Human error juga akan menyebabkan pelanggaran terhadap regulasi. Kesalahan seperti pengaturan gaji, jadwal kerja, dan lain sebagainya akan mengakibatkan denda, sanksi, atau tindakan hukum dari penegak hukum.
Baca juga: Indonesia dan Regulasi Teknologi Informasinya
6. Kesalahan Lainnya
Itulah beberapa kerugian yang dapat terjadi ketika human error memiliki intensitas pada operasional bisnis. Selain kelima hal tersebut, kesalahan manusia juga akan berdampak dan berpengaruh besar pada proses bisnis, sehingga menyebabkan kerugian produktivitas moral karyawan, keamanan data, serta inovasi dan pengembangan.
Baca juga: Cara Menjaga Keamanan Database dan Serba-Serbinya
Contoh Human Error
Untuk memahami apa itu human error secara lebih lanjut dan tidak hanya permasalahan sederhana saja, berikut ini merupakan contoh human error berdasarkan faktor-faktor yang melatarbelakanginya. Simak selengkapnya di bawah ini.
1. Mengabaikan Keselamatan
Faktor pertama yang mungkin saja menjadi salah satu alasan mengapa human error banyak terjadi adalah mengabaikan keselamatan kerja. Ini menyangkut pengabaian protokol keselamatan, serta tidak menggunakan alat kerja yang safety.
Sebagai contoh mudahnya, jika Anda bekerja di sebuah proyek tertentu dan ditugaskan mengerjakan bagian tertentu. Dikarenakan Anda merasa sudah sering melakukannya, pengabaian pada protokol keselamatan cenderung terjadi, sehingga pada akhirnya pekerjaan tersebut membahayakan diri Anda serta orang lain.
2. Lelah Bekerja
Kelelahan bekerja juga menjadi faktor yang mendukung mengapa human error dapat terjadi. Ini bisa berkaitan dengan banyak faktor mulai dari beban kerja yang berlebih, jam kerja melebihi kapasitas, ataupun kondisi fisik yang kurang memadai.
Contoh sederhananya ketika Anda menjadi seorang front-end developer dan harus mengelola berbagai file dan kode dalam jumlah yang banyak. Ini dapat menyebabkan jam kerja berlebih serta kondisi fisik yang menurun. Pada akhirnya, hasil kerja Anda mungkin tidak maksimal atau bahkan cenderung salah.
3. Kurangnya Pengetahuan
Dalam mengerjakan suatu tugas tentunya seseorang memerlukan pemahaman yang matang terkait sebuah masalah. Namun, apabila terjadi kondisi tertentu dan tidak lumrah, kecenderungan menggunakan teori yang salah dalam menyelesaikan pekerjaan sangatlah besar. Sehingga ini akan menimbulkan human error.
Seperti jika anda ditugaskan dalam sebuah tim IT dan perlu menyelesaikan masalah yang tampak tidak familiar. Lalu Anda mengajukan keputusan penting, namun tidak berdasarkan permasalahan, tapi hanya mengaitkan teori dasar saja. Hasil yang ditimbulkan keputusan ini mungkin saja akan menimbulkan kesalahan sistem dan kerugian bagi perusahaan.
4. Kurangnya Pelatihan Karyawan
Kurangnya pelatihan karyawan terutama ketika perusahaan mengadaptasi teknologi serta prosedur baru, menjadi salah satu alasan munculnya human error. Karyawan yang awam dan tidak dilatih dengan baik perihal operasional bisnis, cenderung melakukan tindakan yang kurang tepat atau bahkan keputusan yang salah.
Contoh sederhananya seperti, perhitungan absensi yang dilakukan oleh HR. Sebuah perusahaan mengadaptasi teknologi absensi terbaru dan belum melaksanakan pelatihan mengenai hal ini. Pada akhirnya rekap data dilakukan HR secara manual sebab mereka tidak mengetahui cara cepat mengaksesnya. Sehingga ini menimbulkan banyak permasalahan seperti rekap data yang kurang tepat, hingga perhitungan gaji yang keliru.
5. Tidak Berjalannya Komunikasi
Komunikasi merupakan salah satu faktor penting dalam kerja sama di suatu perusahaan. Terhambatnya faktor ini memungkinkan pekerja melakukan human error, sebab minimnya informasi hingga kesalahpahaman persepsi.
Contohnya seperti sebuah perusahaan yang memerlukan poster sesegera mungkin untuk keperluan iklan, namun head digital marketing lupa menginstruksikan hal ini ke tim desain. Sehingga ini menimbulkan keterlambatan penyusunan poster yang di mana ini juga menyebabkan tidak berjalannya strategi pemasaran.
6. Adanya Gangguan Eksternal
Gangguan eksternal seperti namanya merupakan faktor dari human error yang diakibatkan oleh faktor dari luar. Di mana ini seperti distraksi, kebisingan, serta gangguan lainnya yang menyebabkan seseorang tidak fokus, sehingga menyebabkan kesalahan dalam eksekusi kerja.
Faktor ini dapat diibaratkan seperti seorang penulis yang tengah menyusun artikel untuk keperluan konten, namun karena kondisi ruangan berisik dan tidak kondusif yang menyebabkan keterlambatan pada penyusunan serta tidak sempurnanya isi tulisan.
Cara Meminimalisir Human Error
Berdasarkan beberapa faktor atau contoh di atas, human error menjadi salah satu hal tersendiri yang perlu diselesaikan. Walaupun perihal ini menyangkut pada individu karyawan namun perusahaan juga dapat menerapkan strategi tertentu untuk meminimalisir kesalahan pada sumber daya manusianya.
Berikut ini beberapa cara mudah yang dapat dilakukan untuk mengatasi human error di perusahaan Anda.
1. Mengetahui Masalah Inti
Langkah pertama yang bisa Anda lakukan adalah melakukan diskusi kecil mengenai permasalah tiap individu. Ini akan membantu mengetahui alasan mengapa human error dapat terjadi pada pekerja, serta menjadi wawasan tersendiri untuk menentukan langkah lanjutan yang perlu dilakukan.
2. Lakukan Pelatihan Secara Berkala
Seperti faktor yang sudah dibahas sebelumnya, kurangnya pelatihan menjadi alasan tersendiri mengapa human error dapat terjadi. Maka dari itu maksimalkan pelatihan karyawan agar mereka mengetahui informasi terbaru mengenai bidang kerja mereka ataupun adaptasi teknologi baru di perusahaan.
3. Mengadaptasi Teknologi Otomatisasi
Mengadaptasi teknologi yang mampu mengotomatisasi beberapa bagian proses bisnis juga menjadi cara lain untuk menekan human error. Otomatisasi pekerjaan yang sifatnya berulang dan rawan akan kesalahan, merupakan langkah tepat dan juga bisa menjadi pilihan terbaik untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional.
4. Membuat Buku Panduan Kerja
Memberikan instruksi jelas kepada karyawan menggunakan buku panduan kerja juga bisa menjadi cara efektif dalam menekan human error. Melalui buku ini perusahaan mampu memberikan prosedur yang jelas mengenai tata cara kerja serta langkah demi langkahnya, sehingga akan meminimalisir kesalahan yang terjadi akibat ketidak tahuan.
5. Menyederhanakan Saluran Komunikasi
Menyederhanakan komunikasi juga penting dilakukan pada perusahaan. Pilihlah salah satu platform yang mampu mengakomodasi semua informasi, instruksi, dan lain sebagainya. Ini tidak hanya mengefisiensikan kinerja, tapi juga berkaitan dalam kemudahan akses serta keamanan data.
6. Menggunakan Jasa Outsourcing
Terakhir cara yang dapat Anda lakukan untuk meminimalisir human error adalah dengan menggunakan jasa IT outsourcing dari Lawencon.
Walaupun pada pengertiannya, kesalahan kerja yang dilakukan manusia tidak terbatas pada awam atau ahli, namun melalui rekomendasi tenaga kerja yang terpercaya dan berkualitas ini akan membantu Anda menyeleksi pekerja berdasarkan kemampuan serta keunggulannya. Dimana pada akhirnya akan mengurangi kesalahan-kesalahan yang tidak perlu.
Kesimpulan
Usai sudah penjelasan lengkap mengenai human error atau kesalahan yang dilakukan oleh manusia. Kesalahan ini tidak terbatas ahli atau awamnya seseorang, Semua kalangan bisa melakukan hal ini, tergantung pada alasan yang melatarbelakangi mereka melakukan tindakan tersebut. Seperti, kelelahan, kurangnya pelatihan, hingga gangguan dari banyak pihak.
Dalam konteks bisnis human error secara kasat mata mungkin hanya menimbulkan permasalahan di satu bagian saja. Namun pada kenyataannya ini seperti efek domino yang mempengaruhi keseluruhan operasional bisnis. Maka dari itu perlu langkah-langkah strategis untuk meminimalisir hal ini, di antaranya seperti pelatihan berkala, mengadopsi teknologi otomatisasi, menyederhanakan komunikasi, dan menyediakan buku panduan kerja.
Selain itu, menggunakan jasa IT outsourcing juga bisa menjadi solusi untuk mengurangi kesalahan dengan memilih tenaga kerja yang lebih terampil.
