Semakin banyak bisnis yang bergantung pada teknologi, termasuk memilih untuk bekerja sama dengan vendor IT outsourcing. Mulai dari pengelolaan infrastruktur, pengembangan aplikasi, sampai dengan keamanan data.
Vendor outsourcing menjadi solusi paling efektif untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Namun, ada kalanya pemilihan vendor yang tepat selalu ditemukan dengan mudah. Beberapa vendor menyesuaikan kebutuhan kompleksitas tiap perusahaan.
Pada kondisi tersebut, vendor comparison matrix memiliki peranan penting untuk membantu perusahaan membandingkan vendor secara objektif berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan.
Pengertian Vendor Comparison Matrix
Vendor comparison matrix adalah metode evaluasi terstruktur yang digunakan untuk membandingkan berbagai vendor berdasarkan kriteria tertentu. Matriks ini umumnya berbentuk tabel dengan baris yang mewakili daftar vendor dan kolom yang berisi aspek penilaian.
Seperti harga, pengalaman, skala layanan, sampai dengan kualitas dukungan teknis.
Penggunaan matriks ini membantu perusahaan untuk memberikan bobot atau skor pada tiap kriteria, hal ini memudahkan evaluasi lebih objektif dan terukur. Hasilnya, proses pengambilan keputusan dalam memilih vendor IT outsourcing menjadi lebih transparan dan minim bias.
Baca juga: IT Outsourcing: Pengertian, Keuntungan, dan Siapa yang Bayar Gajinya
Pentingnya Vendor Comparison Matrix dalam IT Outsourcing
Dalam proses pemilihan IT outsourcing, perusahaan seringkali dihadapkan dengan pilihan yang sulit seperti pemilihan vendor dengan harga yang lebih murah namun berisiko dari sisi kualitas atau memilih vendor dengan layanan premium yang mungkin di luar anggaran perusahaan.
Tanpa vendor comparison matrix, keputusan yang dibuat seringkali didasarkan oleh intuisi dan pengalaman terbatas. Hal ini berujung pada kerugian jangka panjang, vendor comparison matrix memberikan kerangka yang jelas untuk mengevaluasi setiap vendor secara objektif dan konsisten.
Perusahaan dapat menghindari keputusan emosional atau subjektif dengan mendasarkan pilihan melalui data yang telah terukur. Vendor dengan harga rendah mungkin tidak mempunyai sistem keamanan data yang kuat, sedangkan vendor dengan biaya mahal menawarkan efisiensi lebih besar dalam jangka panjang.
Matriks juga memudahkan perusahaan dalam menyesuaikan pemilihan vendor dengan kebutuhan spesifik mereka. Setiap perusahaan memiliki prioritas yang berbeda seperti fokus pada kepatuhan regulasi, integrasi dengan sistem ERP, sampai dengan kebutuhan layanan 24/7.
Melalui vendor comparison matrix, seluruh aspek tersebut dapat diakomodasi dalam proses penilaian agar keputusan akhir benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan Anda.
Kriteria Penting dalam Vendor Comparison Matrix
Vendor comparison matrix membutuhkan kriteria yang relevan dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Berikut ini beberapa kriteria utama yang wajib Anda ketahui secara lengkap.
1. Harga dan Model Biaya
Evaluasi tidak hanya ditentukan dari harga total, bagaimana struktur biayanya juga perlu diperhatikan secara detail. Apakah vendor menggunakan sistem subscription, biaya per user, atau biaya berbasis proyek?
Transparansi dalam menetapkan harga mampu mempengaruhi kepercayaan dan keberlanjutan kerja sama antara perusahaan dengan vendor IT outsourcing.
2. Pengalaman dan Reputasi
Vendor yang memiliki pengalaman panjang dalam industri yang sama umumnya lebih memahami kebutuhan bisnis perusahaan secara spesifik. Lihat pada portofolio klien mereka, testimoni, sampai dengan sertifikasi yang dimiliki sebagai bukti kredibilitas vendor.
3. Kualitas Layanan dan Service Level Agreement
SLA merupakan tolak ukur yang krusial dalam outsourcing. Pastikan vendor menjamin uptime tertentu, waktu respon untuk masalah teknis, serta mekanisme eskalasi ketika terjadi gangguan kapanpun.
4. Keamanan Data dan Kepatuhan Regulasi
Outsourcing melibatkan data perusahaan, maka vendor harus mempunyai standar keamanan yang tinggi. Kepatuhan pada regulasi seperti ISO 27001, GDPR, dan standar lokal lainnya menjadi indikator penting untuk menghindari risiko kebocoran data.
5. Fleksibilitas dan Skalabilitas
Pilih vendor dengan standar penyedia solusi yang fleksibel dan scalable di tengah era dinamis saat ini. Seperti menambahkan kapasitas server dan memperluas layanan tanpa mengganggu operasional yang sudah berjalan.
6. Dukungan Teknis dan Customer Service
Dukungan yang responsif dan mudah diakses menjadi faktor krusial, terutama pada bisnis yang beroperasi 24/7. Periksa apakah vendor menyediakan layanan support multi kanal melalui telepon, email, dan chat serta ketersediaan dukungan dalam bahasa lokal.
7. Integrasi dengan Sistem yang Ada
Vendor outsourcing umumnya mampu berintegrasi dengan sistem yang digunakan perusahaan seperti ERP, CRM, dan software HRIS. Integrasi yang lancar akan menghemat waktu implementasi dan mengurangi potensi terjadinya error.
Baca juga: Checklist Sebelum Memilih IT Outsourcing yang Wajib Anda Ketahui!
Penuhi Kebutuhan Vendor IT Outsourcing Anda Bersama Lawencon!
Salah satu penyedia layanan IT outsourcing terbaik di Indonesia, Lawencon memahami pentingnya transparansi dalam pemilihan vendor.
Pengalaman dalam memberikan solusi digital untuk berbagai industri membuat Lawencon sebagai penyedia layanan yang fleksibel dan scalable sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Konsultasikan kebutuhan untuk pengelolaan infrastruktur, pengembangan aplikasi, sampai dengan keamanan data bersama Lawencon dan optimalkan kebutuhan outsourcing Anda secara maksimal.
