IT Outsourcing: Pengertian, Manfaat, dan Jenis Layanan

IT outsourcing merupakan suatu praktik bisnis dalam merekrut vendor atau penyedia layanan IT pihak ketiga untuk menangani sebagian atau seluruh operasional dan fungsional IT dalam perusahaan.

Kementerian komunikasi dan digital (Komdigi) menyebutkan bahwa kebutuhan akan talenta digital di Indonesia diproyeksikan akan mencapai 12 juta orang pada tahun 2030. Tingginya angka tersebut juga didasari oleh fenomena digitalisasi yang semakin pesat setiap tahunnya.

Dengan begitu, perusahaan juga harus lebih lincah dalam beradaptasi di era digital ini agar tidak tergilas oleh kompetitor. Salah satu cara yang bisa dilakukan perusahaan adalah dengan menggunakan layanan IT outsourcing untuk bisa mendapatkan akses pada talenta digital secara cepat.

Secara global, tren IT outsourcing sedang berkembang dengan pesat. Berdasarkan paper yang dirilis oleh Deloitte yang berjudul “Global Outsourcing Survey” (2024), 80% eksekutif perusahaan berencana untuk mempertahankan atau meningkatkan investasi mereka pada layanan outsourcing.

Masih berdasarkan paper yang sama, juga terdapat pergeseran tren di mana 67% eksekutif saat ini lebih berorientasi pada proyek berbasis outcome yang bisa dikerjakan oleh tenaga outsource alih-alih mengumpulkan talent internal sebanyak mungkin.

Artikel ini akan membahas apa itu IT outsourcing secara lengkap dan komprehensif mulai dari pengertian, layanan, manfaat, hingga modelnya.

Apa Itu IT Outsourcing?

IT outsourcing adalah praktik penggunaan jasa eksternal yang disediakan oleh vendor alih daya untuk menghadirkan solusi proses bisnis berbasis IT, layanan aplikasi, dan infrastruktur demi mencapai tujuan bisnis yang diharapkan.

Tujuan utama IT outsourcing adalah menyediakan akses pada perusahaan terhadap spesialisasi dan keterampilan tertentu, mengurangi biaya operasional, serta memberikan ruang bagi SDM internal perusahaan ke aspek strategis.

Ada 3 komponen utama pembentuk IT outsourcing:

• Human capital: Talenta dengan spesialisasi khusus di bidang IT seperti back-end developer, software engineer, atau UI/UX designer yang direkrut dan dikelola oleh vendor outsourcing. Perusahaan akan menggunakan jasa talent ini dalam durasi yang sudah ditentukan.
• Metodologi dan workflow: Vendor akan membawa metodologi bawaan seperti agile dan scrum, dimana perusahaan bisa mengadopsinya untuk mempercepat time-to-market suatu produk digital.
• Teknologi: Komponen ini meliputi aset keras, infrastruktur digital, dan output spesifik yang dibawa oleh vendor. 

Secara legal, outsourcing diatur dalam Permenaker 7/2026 Pasal 1 ayat 2 dan 3 yang mana dalam praktik outsourcing ini terbagi jadi dua pihak, yaitu perusahaan pemberi pekerjaan dan perusahaan alih daya.

Perusahaan pemberi pekerjaan adalah pihak yang menyerahkan sebagian atau seluruh pekerjaan pada vendor alih daya (outsourcing). Adapun perusahaan alih daya adalah pihak yang sudah memenuhi syarat hukum untuk dapat mengerjakan pekerjaan yang sudah disepakati dengan perusahaan pemberi pekerjaan.

Lalu pada pasal 4 ayat 1 dan 3, vendor outsourcing bertanggung jawab dalam memberi upah, lemburt, cuti, K3, jaminan sosial dan THR, hingga pesangon pada karyawannya. Perusahaan pemberi kerja juga wajib memastikan vendor alihdaya memenuhi hak tersebut.

Di sisi lain, perusahaan pemberi kerja bertanggung jawab dalam memastikan pekerjaan yang di outsource hanya sebatas kegiatan penunjang sesuai aturan regulasi.

Jika perusahaan menyerahkan porsi jobdesk di luar batas yang sudah diizinkan, maka perusahaan tersebut tetap menanggung risiko sanksi administratif mulai dari peringatan tertulis hingga pembatasan kegiatan usaha.

Jenis Layanan IT Outsourcing

Setiap perusahaan IT outsourcing menawarkan jenis layanan yang berbeda-beda, tergantung pada skillset yang dimiliki oleh karyawan internal vendor. Biasanya vendor juga menyesuaikan layanannya dengan tren teknologi terkini.

Berikut ini adalah beberapa jenis layanan IT outsourcing yang paling umum digunakan:

1. Software Development & Maintenance

Software development adalah proses merancang, membuat, menguji, dan meluncurkan program atau aplikasi. Sementara itu, aspek maintenance berfokus pada modifikasi dan update setelah suatu software diluncurkan, yang biasanya dilakukan untuk memperbaiki bug, meningkatkan performa, atau beradaptasi pada tren terkini.

Saat ini, perusahaan semakin bergantung pada software. Hal itu dibuktikan oleh forecast dari Gartner yang memproyeksikan anggaran belanja IT services global akan mencapai 1,87 triliun dollar pada tahun ini.

Meski demikian, kebutuhan terhadap developer dengan skillset khusus nyatanya berubah lebih cepat daripada kemampuan perusahaan dalam membangun tim IT internal. Oleh karena itulah peran outsourcing jadi sangat relevan di sini.

Software development dan maintenance yang ditawarkan IT outsourcing mencakup beberapa jenis pekerjaan seperti:

• Front-end development: Berfokus pada aspek yang berinteraksi secara langsung pada user seperti aksesibilitas dan responsivitas. Bahasa pemrograman yang paling utama adalah HTML (struktur), CSS (style/layout), dan JavaScript (Interaksi).
• Back-end development: Menangani aspek server yang menjadi tulang punggung dari front-end. Pekerjaan ini akan berurusan dengan business logic, database, autentikasi pengguna, transaksi, user request, API, hingga enkripsi password. Bahasa pemrograman utamanya adalah Python, Java, Ruby, dan C#. 
• Mobile development: Spesialisasi khusus dalam mengembangkan aplikasi untuk device mobile seperti smartphone atau tablet. Contoh tugasnya adalah mengoptimasi aplikasi agar berjalan mulus, mengelola jaringan internet dan wifi, integrasi API dengan aplikasi, hingga mengelola interface. Bahasa pemrograman umumnya adalah Swift dan Objective-C (iOS), atau Kotlin dan Java (Android).
• QA Testing: Proses validasi secara sistematis untuk mengidentifikasi bug, celah keamanan, dan masalah performa sebelum software diluncurkan untuk user. 
• Maintenance & enhancement: Meliputi perbaikan bug dan glitch (corrective), update software agar tetap kompatibel (adaptive), dan menambah fitur berdasarkan feedback user (perfective).

2. IT Infrastructure

IT infrastructure adalah kumpulan lengkap hardware fisik, software, jaringan, dan fasilitas data yang digunakan perusahaan untuk membangun, menguji, meluncurkan, dan mengelola teknologi.

Infrastruktur IT sangat penting bagi perusahaan sebagai fondasi untuk operasional bisnis, sehingga dapat menciptakan komunikasi yang lebih aman dan mendorong pertumbuhan digital.

Di era digitalisasi yang kini sudah mulai bertransisi ke infrastruktur cloud secara masif akan meningkatkan kompleksitas pengelolaan infrastruktur, terutama ketika perusahaan mengoperasikan lingkungan hybrid atau multi-cloud.

Perusahaan dapat menggunakan provider eksternal untuk memperoleh tenaga ahli dan dukungan operasional yang relevan.dengan infrastruktur IT

Layanan IT infrastructure biasanya mencakup:

• Manajemen infrastruktur: Fondasi komponen IT baik secara fisik maupun virtual yang memastikan server, penyimpanan, jaringan, dan keamanan bekerja dengan efisien dan selaras dengan tujuan bisnis.
• Manajemen server: Pengelolaan harian mesin virtual atau fisik yang menjadi rumah bagi aplikasi dan database.
• Cloud Migration: Proses pemindahan operasional digital bisnis seperti data atau aplikasi dari infrastruktur on-premise ke infrastruktur cloud seperti AWS atau Azure.Proses cloud migration membutuhkan perencanaan yang rinci untuk mencegah kehilangan data.
• Monitoring: Proses berkelanjutan dan terotomatisasi untuk mendeteksi anomali pada infrastruktur IT sebelum menyebabkan kegagalan sistemik yang lebih parah.
• Backup dan recovery: Backup secara otomatis akan menyalin data dan menyimpannya di penyimpanan sekunder. Di lain sisi, recovery berisi strategi dan tools untuk mengembalikan operasional IT setelah adanya kegagalan sistemik yang destruktif.

3. Cyber Security

Cyber security adalah segala praktik dalam mengamankan komputer/mobile, server, jaringan, dan data/informasi penting dari akses yang tidak terotorisasi.

Dengan tugasnya yang sangat krusial membuat cyber security menjadi salah satu skill IT yang paling dibutuhkan di dunia. 

Karena berurusan dengan keamanan data dan privasi institusi atau individu, cyber security diatur secara ketat oleh regulasi lokal maupun internasional seperti berikut:

Regulasi/standar	Penjelasan
GDPR (Uni Eropa)	General Data Protection Regulation (GDPR) adalah standar global modern untuk urusan privasi yang mewajibkan minimalisasi data, persetujuan eksplisit pengguna, serta mengharuskan perusahaan untuk melapor pelanggaran data dalam waktu 72 jam
NIS2 Directive	Berfokus pada ketahanan operasional untuk sektor penting seperti energi, transportasi, dan kesehatan.
PCI-DSS	Standar global untuk perusahaan kartu kredit yang menerapkan aturan enkripsi dan jaringan yang ketat
UU PDP No.27 tahun 2022	UU ini mewajibkan jika ada kebocoran data pengguna pada suatu perusahaan, maka perusahaan harus melaporkan kebocoran tersebut pada pengguna dan pihak yang berwenang maksimal dalam 72 jam. Jika tidak, maka potensi sanksinya bisa mencapai 6 tahun penjara dan potensi denda mencapai Rp 60 miliar.
Peraturan BSSN No.1 tahun 2024	Peraturan ini mengatur tata cara penanganan insiden siber secara berjenjang, mulai dari identifikasi hingga pemulihan sistem.

Cyber security memiliki beberapa cakupan pekerjaan seperti:

• Security monitoring: Proses observasi berkelanjutan selama 24 jam penuh setiap harinya untuk mendeteksi ancaman serangan siber secara real-time.
• Vulnerability assessment: Sistem terotomatisasi dan sistematis berbasis scan antar software untuk mengenali celah kelemahan sistem keamanan IT perusahaan.
• Incident response: Protokol darurat terstruktur yang akan aktif tepat ketika terjadi pembobolan keamanan yang terkonfirmasi seperti kebocoran data atau serangan malware.
• Security assessment: Evaluasi tingkat tinggi dan holistik untuk mengevaluasi seluruh sistem keamanan IT perusahaan. Scopenya melebihi software, karena juga mencakup pengawasan keamanan fisik seperti ruang server.
• Compliance/security consulting: Cyber security memiliki regulasi dan standar industri yang ketat yang harus dipatuhi oleh perusahaan. Karena itu, IT outsourcing biasanya menawarkan jasa ini untuk mengkonsultasikan kepatuhan regulasi perusahaan.

4. Data Analytics 

Data analytics sangat berguna bagi perusahaan dalam menerjemahkan data mentah menjadi insight berharga untuk menetapkan keputusan bisnis yang krusial. Dengan analisis data yang tajam, perusahaan bisa menciptakan keputusan yang lebih akurat, memahami pelanggan secara mendalam, serta meningkatkan efisiensi operasional.

Menurut laporan “Global Outsourcing Survey” (2022) dari Deloitte menunjukkan bahwa data analytics adalah layanan IT yang paling banyak di outsource oleh perusahaan. Kurang lebih, sekitar 96% eksekutif perusahaan memilih menggunakan jasa outsourcing untuk keperluan data analytics mereka.

Beberapa layanan data analytics yang paling umum dicari perusahaan adalah:

• Data engineering: Praktik dalam merancang dan membangun sistem yang akan menyimpan serta mengkonversi data mentah menjadi format yang layak untuk dianalisis. Prosesnya bisa berupa membersihkan duplikasi data, menangani value yang hilang, atau memperbaiki formatting yang error.
• Business intelligence: Pekerjaan ini berfokus dalam memproses data menjadi laporan visual atau dashboard yang mudah dipahami bagi pemilik dan eksekutif bisnis. 
• Advanced Analytics: Terbagi jadi empat proses, yaitu menemukan tren dan pola di masa lalu (deskriptif), mengidentifikasi penyebab dari suatu hasil atau masalah (diagnostik), memprediksi hasil masa depan (prediktif), dan merekomendasikan keputusan yang tepat di masa mendatang (preskriptif).

5. IT Support

IT Support adalah layanan yang membantu dalam memperbaiki dan mengelola sistem, software, atau jaringan perusahaan. Layanan ini bertindak sebagai jembatan antara user sehari-hari dengan infrastruktur teknis agar operasional harian tetap berjalan lancar. 

Adapun cakupan peran IT support di antaranya adalah:

• Troubleshooting: Proses sistematis dalam mendiagnosis dan menyelesaikan masalah teknis dengan metodologi yang ketat.
• User/account management: Proses dalam mengatur siapa saja yang bisa memiliki akses terhadap sumber daya digital perusahaan. Hal ini mencakup pembuatan akun, mengurus lisensi software, mengelola dan memperbarui izin, dan juga mencabut akses izin.
• Monitoring sistem: Kalau cyber security mencegah serangan hacker, maka IT support akan memonitor level keamanan secara general untuk mencegah masalah yang lebih besar.

Manfaat IT Outsourcing

Dalam laporan “Global Outsourcing Survey” (2024) dari Deloitte menunjukkan bahwa akses terhadap talenta menjadi salah satu pendorong utama keputusan outsourcing. Jadi, pemanfaatan jasa outsourcing di era modern ini bukan lagi sekadar menekan biaya.

Hal ini wajar karena faktanya IT outsourcing dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, khususnya dalam memenuhi skill gap di divisi internal usaha.

Berikut ini adalah manfaat IT outsourcing bagi perusahaan:

1. Akses Terhadap Talenta dan Tenaga Ahli

Memelihara tim IT dengan level expertise yang tinggi memang merupakan investasi jangka panjang yang cukup signifikan. Namun, sayangnya hal itu memakan biaya yang sangat mahal dan hanya mampu dilakukan perusahaan dengan modal raksasa.

Gap inilah yang akan diisi oleh outsourcing. Vendor bukan hanya mengumpulkan berbagai spesialis IT dalam satu wadah, tapi mereka juga sudah kenyang akan pengalaman dalam menangani banyak klien dengan berbagai keluhan yang berbeda.

Sebagai contoh, perusahaan sedang butuh arsitektur cloud dan kontrol keamanan data. Sayangnya, mereka belum punya tim engineer DevOps dan cyber security. Perusahaan harus bersaing di salah satu segmen yang paling ketat jika memaksa merekrut ahli DevOps dan cyber security sendiri.

Bahkan, data dari kantorku menyebutkan bahwa gaji tenaga IT senior dengan pengalaman lebih dari 5 tahun bisa mencapai 30 juta per bulannya. Jika perusahaan butuh 2 tenaga ahli, maka biaya yang dikeluarkan bisa mencapai 720 juta per tahun. Hal itu tentunya belum mempertimbangkan pencarian talent nya yang memakan waktu sangat lama.

Dengan IT outsourcing, tim spesialis bisa langsung segera bekerja dan menyerahkan hasil konkret seperti infrastruktur IT, dasbor pemantauan, dan hasil uji penetrasi. Selain itu, pada 4-8 minggu terakhir, vendor biasanya akan menjalankan transfer pengetahuan, dokumentasi, dan on-call bersama sebelum serah terima.

Jadi, perusahaan bukan hanya membayar untuk apa yang dibutuhkan, tapi juga sekaligus mewarisi kapabilitas vendor yang di outsource.

2. Efisiensi Biaya

Memelihara tim internal berarti juga harus menanggung biaya tetap mulai dari gaji, tunjangan, pelatihan, lisensi, dari waktu menganggur antar proyek.

Sementara itu, vendor outsourcing dapat menyediakan semua itu dalam satu perjanjian kontrak, sedangkan klien tidak perlu repot menanggung biaya rekrutmen serta turnover.

Namun, perlu dicatat bahwa efisiensi biaya lewat outsourcing ini hanya akan optimal untuk jenis pekerjaan yang berbatas waktu dengan demand yang fluktuatif dan membutuhkan keahlian langka.

3. Meningkatkan Skalabilitas Bisnis

Salah satu masalah skalabilitas klasik di dunia bisnis adalah pembayaran berlebih untuk kapasitas yang tak terpakai, serta kehilangan calon pelanggan saat demand sedang tinggi.

Hal ini karena perusahaan kesulitan memprediksi kapan harus membeli sumber daya dalam jumlah besar. Jadi, kas perusahaan sudah terlanjur terkuras untuk sesuatu yang ternyata kurang tepat sasaran.

Namun, dengan menggunakan layanan outsourcing setidaknya dapat meminimalisir risiko tersebut. Dengan fleksibilitas tinggi, outsourcing dapat menyediakan layanan sesuai skala yang dibutuhkan perusahaan secara real-time.

Salah satu contoh nyatanya pernah terjadi pada Blibli. E-commerce raksasa tersebut pernah mengalami downtime pada peak-season, lalu segera beralih ke Google Cloud untuk meningkatkan performa dan ketersediaan. 

Dengan begitu, operasional aplikasi Blibli tetap berjalan lancar dan sesuai dengan skala yang dibutuhkan.

4. Mempercepat Time to Market

Membangun tim IT in-house membutuhkan proses yang panjang seperti drafting job desk, interview kandidat, negosiasi gaji, hingga onboarding. Proses ini dapat memakan waktu berbulan-bulan.

Isu tersebut bisa diatasi oleh vendor outsourcing yang sudah memiliki tim spesialisasi, proses yang berjalan, serta aset yang bisa digunakan ulang. Dengan begitu, outsourcing akan mengurangi proses trial and error.

Bayangkan ada suatu perusahaan fintech dengan tenggat regulasi 3 bulan di mana mereka harus segera menambah fitur tertentu. Jika ingin merekrut tim secara organik, maka mereka akan kehilangan setidaknya 3 bulan pertama sebelum baris kode benar-benar ditulis.

Di sisi lain, IT outsourcing bisa memulai pekerjaan selambat-lambatnya dalam 2 minggu, yang mana nantinya masih bisa menyisakan ruang ekstra untuk pengujian keamanan dan perbaikan bug.

5. Perusahaan Bisa Lebih Fokus Pada Core Business

Bagi perusahaan dengan core business di luar bidang teknologi dan informasi, mengelola divisi IT internal sangatlah rumit. Eksekutif dan manajer harus membuat draft job desc teknis untuk pekerjaan yang mereka kurang familiar.

Lewat outsourcing, perusahaan bisa menyerahkan seluruh beban operasional dan SDM nya ke pihak ketiga. Perusahaan hanya perlu mengelola target dan mereview performa dari outsourcing itu sendiri.

Dengan begitu, perusahaan bisa lebih fokus pada operasional inti mereka, alih-alih harus berkutat pada pekerjaan teknis yang bukan merupakan keahliannya.

Misalnya, perusahaan FnB seharusnya tidak berfokus pada mengelola database server atau troubleshoot jaringan. Mereka memiliki inti bisnis yang berfokus pada optimasi resep atau efisiensi pengadaan bahan baku. 

Jika kebutuhan teknis mereka dialihdayakan ke pihak ketiga, maka perusahaan kini bisa lebih leluasa dalam memaksimalkan resep dan pelayanan pelanggan.

6. Manajemen Risiko

Manajemen risiko di dunia bisnis berkutat pada identifikasi kelemahan lalu mencoba menemukan jalan keluarnya atau meminimalisasinya. Salah satu caranya adalah dengan membagi risiko tersebut ke pihak ketiga.

Perusahaan yang hanya bergantung pada sedikit orang pada tim internalnya cenderung cukup rentan. Jika mereka resign, sakit, atau sedang mengambil cuti, maka posisi perusahaan akan serba sulit.

Namun, risiko tersebut setidaknya bisa dipindahtangankan sebagian ke IT outsourcing lewat tim IT yang sudah berpengalaman selama bertahun-tahun. 

Tantangan IT Outsourcing

Salah satu peran utama IT outsourcing adalah membantu perusahaan dalam transformasi digital. Sayangnya, bukan berarti proses tersebut akan serta merta berhasil hanya karena mengandalkan outsourcing belaka.

Penelitian yang dilakukan oleh Wade dan Shan (2020) yang berjudul “Covid-19 Has Accelerated Digital Transformation, but May Have Made it Harder Not Easier” melaporkan bahwa persentase agregasi kegagalan transformasi digital mencapai 87,5%.

Walau penelitian tersebut bersifat global, tapi temuannya memberikan indikasi kuat bahwa IT outsourcing juga memiliki tantangan tersendiri, khususnya jika perusahaan kurang kompeten dalam menavigasi kompleksitas IT itu sendiri.

Berikut ini adalah beberapa tantangan IT outsourcing:

1. Keamanan dan Privasi Data

Kerentanan keamanan dan privasi umumnya datang dari exposure pihak ketiga yang menerobos masuk ke sistem klien. 

Laporan dari IBM “Cost of a Data Breach” (2025) menunjukkan bahwa jenis serangan siber yang paling umum adalah serangan berbasis kredensial, yang mencakup 16% dari seluruh pelanggaran data.

Serangan jenis ini tentu sangat berbahaya karena hacker bisa saja menggunakan kredensial vendor untuk membobol server milik perusahaan klien, sehingga aktivitas mereka sulit terdeteksi. 

Dalam laporan IBM yang sama juga menyebutkan bahwa kerugian akibat pembobolan berbasis pencurian kredensial ini menimbulkan kerugian hingga 4,81 juta dollar secara global.

Beruntungnya, tantangan ini bisa dimitigasi jika perusahaan menerapkan kerangka kerja yang ketat seperti mengkategorisasi dan memilih vendor IT outsourcing berdasarkan profil risiko. Lalu, tentukan akses data apa saja yang diizinkan, dan lakukan uji kelayakan keamanan secara berkala.

2. Ketergantungan Terhadap Vendor

Saat ini sudah tidak sedikit perusahaan yang menyerahkan pekerjaan teknikalnya secara en-to-end ke penyedia layanan outsourcing. 

Vendor mungkin akan merancang ekosistem sedemikian rupa agar integrasi bisa berjalan lancar. Sayangnya, hal tersebut malah menciptakan hambatan teknis saat perusahaan mencoba mengekstrak data.

Potensi dampaknya tentunya datang dari aspek bisnis, di mana klien akan kehilangan daya tawarnya secara signifikan. Sebaliknya, pihak outsourcing akan memiliki kedudukan yang lebih kuat dalam menentukan markup harga jika mereka mengetahui klien kesulitan untuk urusan teknis.

Masalah ini bisa diminimalisasi jika perusahaan memiliki exit strategy yang komprehensif. Klausul kontrak harus mendefinisikan dengan jelas apa saja yang akan vendor lakukan selama masa transisi akhir kontrak.

Dengan begitu, pihak outsourcing wajib mengekstrak data klien ke dalam format standar, mengembalikan seluruh source code, serta memberikan bukti penghapusan data. Semua itu kini jadi lebih terproteksi karena memiliki fondasi kontrak yang eksplisit.

3. Komunikasi yang Rumit

Tantangan ini cenderung lebih umum pada model offshore, atau outsourcing ke luar negeri. Masalahnya bukan karena kurangnya skill dari tim vendor, melainkan dari perbedaan budaya dan jarak geografis.

Semisal ada perusahaan dari negara yang terkenal dengan budaya birokratis tentu akan menghadapi tantangan tersendiri untuk mengalihdayakan pekerjaan ke vendor dari negara yang bersifat lebih luwes dan straightforward.

Konsekuensi yang paling besar adalah adanya misinterpretasi spesifikasi pekerjaan. Akibatnya, ada kemungkinan vendor malah mengembangkan software yang tidak sesuai dengan target awalnya.

Isu ini bisa dicegah lewat kecerdasan emosional dan kepekaan budaya. Dengan begitu, tim klien dapat lebih terlatih dalam berkomunikasi dengan vendor dari berbagai macam negara dan budaya, baik yang bersifat high context maupun low context.

4. Kontrol Kualitas dan Pelayanan

Manipulasi laporan kinerja bukanlah barang baru di dunia alih daya. Dasbor metrik vendor mungkin akan memperlihatkan warna hijau menyeluruh yang menandakan semua target tercapai. Namun, realitanya klien malah mengalami gangguan dan penurunan produktivitas.

Jika dibiarkan, masalah ini berpotensi menciptakan kehilangan kepercayaan karyawan klien pada vendor. Hal ini bisa berujung pada penurunan moral dan kualitas kinerja karyawan di masa depan.

Salah satu tips mitigasinya adalah lewat pengukuran sentimen, jadi bukan hanya sebatas angka. Perusahaan harus memverifikasi apakah layanan yang diberikan vendor bisa digunakan dengan baik dan memberikan nilai tambah. Metodenya bisa berupa survei sentimen karyawan, review dari user, analisis persepsi UX.

Model IT Outsourcing Berdasarkan Lokasinya

Jasa IT Outsourcing sebenarnya tidak terbatas oleh faktor geografis. Perusahaan dari Amerika Serikat bisa saja menggunakan jasa outsourcing dari Indonesia, tentunya dengan regulasi yang berlaku.

Model IT outsourcing salah satunya bisa dikategorikan berdasarkan lokasinya, yang memungkinkan perusahaan mendapatkan akses ke talenta terbaik dari penjuru dunia.

Berikut penjelasannya:

1. Onshore

Onshore atau sering disebut sebagai domestic outsourcing adalah model outsource di mana perusahaan mengalihdayakan beban IT nya ke vendor yang berada dalam satu negara yang sama. Misal, sebuah kantor pusat di Jakarta bisa saja menyerahkan pekerjaan teknisnya ke vendor di Jogja.

Kelebihan utama model ini adalah kemudahan komunikasi karena adanya kesamaan budaya dan konteks bisnis. Lalu, tiada kendala bahasa dan zona waktu, sehingga proses meeting baik tatap muka atau daring bisa berjalan dengan lebih efisien.

Dari sisi governance, model onshore juga akan lebih mudah dalam urusan kepatuhan hukum dan keamanan data. Semua urusan yang terkait dengan mekanisme atau hak intelektual berada di bawah naungan undang-undang yang sama.

Hanya saja, model onshore memiliki kelemahan jika negaranya tergolong maju secara ekonomi, karena otomatis biaya jasanya akan tetap mahal.

Karena sifatnya yang domestik, maka perusahaan hanya bisa mendapatkan tenaga ahli terbatas pada negaranya saja.

2. Offshore

Berkebalikan dari onshore, offshore outsourcing merupakan praktik menggunakan jasa vendor dari negara yang lokasinya sangat jauh dengan perbedaan zona waktu. 

Salah satu keuntungan utama model ini adalah penghematan biaya yang sangat besar. Semisal ada perusahaan dari Amerika Serikat atau negara Eropa yang mengalihdayakan pekerjaannya ke negara berkembang seperti Indonesia atau Filipina, maka potensi penghematannya bisa mencapai 70%.

Selain itu, model offshore juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan akses talent yang jauh lebih luas.

Namun, model ini memiliki hambatan besar di aspek perbedaan bahasa, budaya, dan zona waktu.  Hal ini dapat berpotensi menimbulkan misinterpretasi teknis pekerjaan. 

Model offshore juga memiliki risiko yang berkaitan dengan keamanan hak intelektual dan kepatuhan, karena undang-undang outsourcing di setiap negara tentunya juga berbeda-beda.

3. Nearshore

Nearshore adalah praktik outsourcing di mana perusahaan klien menggunakan jasa vendor dari negara lain yang secara lokasi lebih berdekatan. Contohnya adalah perusahaan Amerika yang menggunakan jasa outsourcing dari Meksiko, atau perusahaan Singapura yang menggunakan vendor asal Indonesia.

Nearshore merupakan kompromi jika perusahaan ingin menghemat biaya jasa outsourcing, tapi di sisi lain juga tidak ingin terhambat kendala zona waktu. Selain itu, 2 perusahaan dari negara yang saling bertetangga juga cenderung lebih familiar dengan regulasi dan budaya satu sama lain.

Meski demikian, model nearshore juga memiliki kekurangan pada terbatasnya talenta. Perusahaan asal Indonesia yang terpaku dengan mengalihdayakan pekerjaannya hanya ke vendor di Filipina akan kehilangan potensi menggaet talenta terbaik dari India. Hal ini berlaku bagi semua perusahaan di negara manapun.

4. Multishore

Sesuai namanya, multishore menggabungkan model onshore, nearshore, dan offshore secara bersamaan. Tujuannya adalah mendapatkan manfaat spesifik, sekaligus memitigasi risiko yang ada di setiap model.

Salah satu kelebihannya adalah perusahaan memiliki kontrol yang lebih besar pada optimasi biaya dan kualitas.

Tugas yang kompleks dan sensitif hanya akan dilakukan secara onshore atau nearshore, sedangkan pekerjaan rutin atau harian akan diserahkan secara offshore.

Namun, mengelola vendor dengan tim yang tersebar di lokasi geografis yang berbeda-beda tentu bukanlah hal yang mudah. Tanpa pengawasan yang ketat, model ini berpotensi menimbulkan fragmentasi informasi dan data yang dapat berujung pada kegagalan proyek.

5. Tabel Perbandingan Model IT Outsourcing

Berikut ini adalah tabel rangkuman seluruh model outsourcing baik itu onshore, nearshore, offshore, dan multishore:

Indikator	Onshore	Offshore	Nearshore	Multishore
Lokasi	Di negara yang sama (domestik)	Di negara lain yang jaraknya jauh	Di negara lain yang jaraknya bertetangga/dekat	Kombinasi berbagai lokasi
Faktor pendorong	Kedekatan geografis, kontrol lebih besar, dan kepatuhan regulasi	Penghematan biaya secara signifikan, memperluas skala global	Kolaborasi yang lebih agile, kemiripan nilai dan budaya bisnis	Optimasi, diversifikasi risiko
Komunikasi	Lancar dan tanpa hambatan karena kesamaan bahasa	Cenderung lebih sulit karena perbedaan budaya	Tidak terlalu sulit karena satu negara dengan yang lain cenderung lebih paham budaya dan regulasi satu sama lain	Sangat kompleks karena tersebar di berbagai lokasi
Akses talenta	Terbatas di satu negara	Sangat banyak karena bisa menggunakan jasa dari negara manapun	Sedikit lebih tinggi, tapi harus bersaing dengan perusahaan lain	Pada dasarnya tidak terbatas karena sifatnya yang menggabungkan seluruh model
Kepatuhan regulasi	Sederhana, karena berada di payung hukum yang sama	Berisiko cukup tinggi karena perbedaan regulasinya bisa cukup mencolok	Risiko sedang, karena negara yang saling bertetangga biasanya memiliki perjanjian regional	Sangat kompleks karena harus berurusan dengan banyak regulasi di berbagai negara.

Perbandingan IT Outsourcing, In-House, dan Freelance

Selain outsourcing, perusahaan dapat mengandalkan in-house dan freelance untuk kebutuhan operasional IT mereka. Ketiganya memiliki konsep dan kelebihannya masing-masing. Berikut adalah penjelasannya:

1. IT Outsourcing

Seperti yang sudah dijelaskan, IT outsourcing adalah pengalihdayaan pekerjaan IT perusahaan ke penyedia layanan pihak ketiga. 

Layanan ini lebih cocok ketika:

• Perusahaan baru yang belum memiliki tim IT internal yang memadai
• Tim IT kekurangan tenaga ahli di aspek yang cukup langka.
• Ada proyek yang harus diselesaikan dalam tenggat waktu yang singkat tanpa harus mengkompromikan hasil akhirnya.
• Perusahaan memiliki kebutuhan tenaga IT yang fluktuatif dan spesifik untuk setiap proyek.

2. In-house

Pada dasarnya, in-house adalah tim internal IT yang dibangun dan dikelola oleh perusahaan. Isinya adalah karyawan tetap maupun kontrak yang terikat dalam hierarki perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan memiliki kontrol penuh atas rekrutmen, onboarding, training, dan workflow tim internalnya.

Biasanya, perusahaan yang memelihara tim in-house sendiri memiliki produk atau inti bisnis di bidang teknologi. Contohnya seperti marketplace, fintech, atau ride-hailing (ojek online). Perusahaan atau institusi keuangan seperti bank juga pastinya memiliki tim IT sendiri, khususnya pada aspek cyber security.

Meskipun begitu, tak sedikit juga perusahaan di bidang lain yang membangun tim internalnya sendiri. Contohnya adalah industri manufaktur yang membutuhkan sistem ERP untuk mengintegrasikan operasional hulu ke hilir, yang pastinya membutuhkan divisi IT sendiri.

Model in-house sangat cocok ketika:

• Core business sangat berkaitan erat dengan IT agar tetap kompetitif.
• Menangani data user yang sensitif.
• Adanya kebutuhan kolaborasi lintas fungsional yang sangat sering.
• Divisi engineering perusahaan sudah matang dengan modal finansial yang kuat.

3. Freelance

Berbeda dengan outsourcing, model freelance memungkinkan perusahaan untuk merekrut profesional IT secara independen dalam batas waktu yang sementara. Model pembayarannya bisa fix per proyek, per tugas spesifik, atau dihitung per jam/hari.

Freelancer bekerja dengan modal mereka sendiri, baik dari peralatan, skillset, hingga jam kerja.

Umumnya, perusahaan mencari freelancer lewat platform seperti Upwork atau Fiverr. Di sisi lain, perusahaan juga tak perlu memikirkan biaya yang berkaitan dengan karyawan tetap seperti dana pensiun, asuransi, biaya pelatihan, atau potongan pajak.

Menggunakan jasa freelance sangat cocok untuk:

• Proyek kecil atau sedang dengan kriteria dan hasil yang jelas.
• Keahlian yang sangat niche, tapi hanya dibutuhkan untuk sementara waktu.
• Kurangnya budget perusahaan untuk merekrut karyawan full-time atau memakai jasa outsourcing
• Workload yang fluktuatif pada setiap pekannya.

4. Tabel Perbandingan Outsourcing, In-house, dan Freelance

Berikut ini adalah tabel komprehensif yang merangkum perbandingan antara IT outsourcing, in-house, dan freelance:

Kriteria	IT outsourcing	In-house	Freelance
Definisi	Mengalihdayakan operasional IT tertentu ke pihak ketiga berdasarkan kontrak yang formal	Tim IT internal yang dikelola dan direkrut secara tetap oleh perusahaan	Merekrut profesional independen berdasarkan proyek, tugas, atau jangka waktu tertentu tanpa hubungan kerja tetap
Profil biaya	Cenderung moderat dan berbasis proyek, tapi perusahaan tidak perlu mengurusi aspek HR, fasilitas, dan benefit	Biasanya lebih mahal dan bersifat tetap. Gaji, tunjangan, pelatihan, dan lemburan dibayarkan dalam nominal yang telah ditentukan, terlepas dari workloadnya	Relatif lebih rendah, karena perusahaan hanya membayar pada satu output spesifik saja
Fleksibilitas	Cukup fleksibel, karena vendor sudah memiliki talent yang siap kapanpun dan di manapun	Agak lambat, karena membutuhkan proses filter kandidat, interview, negosiasi, dan onboarding untuk setiap kandidat	Sangat fleksibel karena perusahaan bisa langsung mengambil freelancer yang tersedia di platform freelance
Risiko	Pembagian risiko ditetapkan lewat kontrak	Perusahaan menanggung 100% risiko	Perusahaan sangat bergantung pada kemampuan freelance, tapi perusahaan lah yang menanggung risiko
Cocok ketika	Kurang SDM internal, ada proyek sedang-besar, kebutuhan skill yang beragam dan fluktuatif	IT merupakan core business perusahaan, banyak data sensitif pengguna yang harus ditangani	Ada proyek berskala kecil yang spesifik, budget perusahaan sangat minim, dan kebutuhan jangka pendek

Perbedaan Outsourcing dan BPO

BPO (Business Process Outsourcing) adalah praktik dalam menggunakan fungsi bisnis spesifik dari vendor pihak ketiga. Fungsi bisnis ini bisa mencakup IT, finance, HR, akunting, hingga call center.

Walaupun sekilas terdengar mirip, nyatanya outsourcing dan BPO cukup berbeda. Outsourcing adalah praktik merekrut pihak eksternal alih-alih merekrut tim internal. Di sisi lain, BPO bisa dibilang merupakan subset dari outsourcing yang berkous pada operasional yang berkelanjutan dan sistemik.

Ada beberapa kriteria yang membedakan outsourcing dan BPO seperti:

1. Fokus Operasional

Salah satu fokus utama IT outsourcing adalah pada software architecture. Jadi, ketika klien menggunakan jasa IT outsourcing, maka seluruh urusan mulai dari aplikasi, infrastruktur, jaringan, data, dan cloud diserahkan sepenuhnya kepada vendor.

Sebaliknya, BPO lebih berfokus pada eksekusi daripada operasional harian. Ibaratnya, dari sistem IT yang dibangun outsourcing, maka BPO akan melakukan pekerjaan yang bisa dilakukan dalam sistem/software tersebut seperti finance dan accounting, pemrosesan payroll, administrasi, hingga penagihan.

2. Tujuan Utama

Tujuan utama klien menggunakan jasa outsourcing adalah untuk transfer keterampilan teknis dan mempercepat peluncuran software. 

Sementara itu, alasan utama perusahaan menggunakan BPO adalah untuk efisiensi. Menggunakan layanan BPO dapat mengurangi biaya operasional yang repetitif dan memerlukan banyak pegawai.

3. Kemampuan

IT outsourcing menyediakan tenaga kerja teknis yang terampil seperti software engineer, full-stack developer, atau cloud specialist. Metodologinya juga harus jelas seperti Agile atau Scrum. Sementara itu, kualitasnya menggunakan standar seperti ISO 9001, CMMI, atau ISO/IEC 20000.

BPO sendiri menyuplai tenaga kerja dengan domain knowledge mendalam yang dilengkapi berbagai soft skill. Jika perusahaan membutuhkan tenaga akuntan, maka tenaga dari BPO harus memahami prinsip akuntansi yang mendalam.

4. Output

IT outsourcing menghasilkan aset teknis yang konkret. Outputnya bisa berupa software, aplikasi, website, integrasi sistem dan API. Semuanya lengkap dengan source code dan dokumentasinya. Karena aset ini berwujud (tangible), maka klien secara legal dapat memilikinya.jika tertera pada klausul kontrak.

Sementara itu, output yang dihasilkan BPO biasanya berupa pengalaman. Hasilnya bisa dinilai dari review konsumen, jumlah keluhan pelanggan yang dilayani, total invoice yang diproses, atau pembagian payroll yang merata. Jika kontrak BPO berakhir, maka seluruh output tersebut juga akan berakhir kecuali perusahaan sudah menemukan gantinya.

5. Penggunaan Teknologi

Teknologi seperti software merupakan produk akhir yang dihasilkan oleh IT outsourcing. Kualitas dan penilaian vendor dinilai berdasarkan seberapa canggih teknologi yang diciptakan.

Pada BPO, teknologi hanya bersifat sebagai alat untuk menunjang pekerjaan mereka. Penilaian BPO lebih mengarah pada efisiensi pekerjaan operasional mereka. Namun, beberapa fungsi bisnis memang mengharuskan tenaga BPO untuk menguasai teknologi tertentu.

6. Ritme Kerja

Ritme kerja IT outsourcing bersifat teknis dan kompleks, tapi di sisi lain juga memerlukan kreativitas. Pekerjaannya cenderung berbasis proyek, yang mana tiap proyek bersifat unik dan memiliki arsitektur yang berbeda.

Hal ini cukup berlawanan dengan BPO yang lebih berfokus pada standarisasi, volume, dan konsistensi. Semua pekerjaannya harus mengikuti SOP yang berlaku secara kaku. 

Gambaran Biaya

Biaya IT outsourcing tentunya sangat beragam antara satu vendor dengan yang lain. Namun, ada beberapa faktor yang menentukan biaya yang dipatok oleh vendor outsourcing:

• Jenis layanan: Layanan sederhana seperti pembuatan website mungkin cukup terjangkau, sedangkan untuk pekerjaan dengan spesialisasi tinggi seperti cloud atau cyber security akan jauh lebih tinggi.
• Tingkat keahlian: Vendor yang berisi engineer senior dan berpengalaman tentunya memiliki standar harga yang lebih mahal.
• Spesialisasi teknologi: Keahlian langka seperti Artificial Intelligence, Machine Learning, DevOps/cloud, dan blockchain dihargai lebih tinggi di semua negara.
• Durasi dan model kontrak: Proyek singkat cenderung menggunakan fixed price. Untuk kebutuhan jangka panjang kadang membuka peluang negosiasi harga.
• Kompleksitas: Aspek seperti jumlah fitur, integrasi pihak ketiga, dan keamanan juga berperan dalam menentukan biaya outsourcing.
• Lokasi: Model outsourcing baik itu onshore, offshore, nearshore, atau multishore memiliki profil biaya yang berbeda-beda.

Artikel ini akan membahas contoh perkiraan biaya IT outsourcing berdasarkan model penetapan biayanya yang bersifat hourly, monthly, dan fixed. Berikut kalkulasinya:

1. Hourly

Model hourly dihitung dengan rumus: tarif per jam x jam kerja aktual. Model ini cocok untuk proyek dengan scope yang masih suka berubah-ubah.

Skenarionya, ada perusahaan Indonesia yang menyewa 2 developer mid-level dari vendor Vietnam selama 4 bulan. Asumsi tarifnya di sini adalah 35 dollar per jam dengan 160 jam per bulan. Berikut rinciannya:

Komponen	Perhitungan	Hasil (Dollar)	Hasil (Rupiah)
Jam kerja total	2 developer x 160 jam x 4 bulan = 1.280 jam
Biaya	1.280 jam x 35 dollar	44.800 dollar	Rp802 juta
Overhead (asumsi 15%)	15% x 44.800	6.720 dollar	Rp120 juta
Buffer rework (asumsi 10%)	10% x 44.800	4.480 dollar	Rp80 juta
Total		56.000 dollar	± Rp1 miliar

2. Monthly

Skenarionya adalah pekerjaan dilakukan selama 6 bulan dengan vendor lokal (onshore). Berikut adalah perkiraannya:

Peran	Tarif/bulan	Jumlah	Subtotal/bulan
Developer senior	Rp30 juta	1	Rp30 juta
Developer mid-level	Rp20 juta	2	Rp40 juta
QA engineer	Rp15 juta	1	Rp15 juta
Project manager	Rp10 juta	1	Rp10 juta
Total per bulan			Rp95 juta

Komponen	Perhitungan	Hasil
Biaya tim	Rp95 juta x 6 bulan	Rp570 juta
Cloud dan tools (asumsi)	Rp5 juta x 6 bulan	Rp30 juta
Kontingensi (asumsi 10%)	10% x Rp600 juta	Rp60 juta
Total		± Rp660 juta

3. Fixed Price

Skenarionya adalah perusahaan ingin mengembangkan aplikasi mobile Android dan iOS dengan harga tetap, lalu ada maintenance setelah rilis

Komponen	Dasar perhitungan	Hasil
Pengembangan	Kisaran Rp100-400 juta	Rp250 juta (nilai tengah)
Change request (asumsi 15%)	15% x Rp250 juta	Rp37,5 juta
Maintenance tahunan (asumsi 12,5%)	12,5% x Rp250 juta	Rp31,25 juta
Server/cloud (asumsi Rp3 juta per bulan)	Rp3 juta x 12	Rp36 juta
Total tahun pertama		± Rp354,75 juta

Kesimpulan

IT outsourcing adalah pilihan tepat bagi perusahaan yang sedang fase scale-up, tapi masih terkendala dana untuk merekrut satu divisi IT yang penuh dengan talent terbaik.

Vendor outsourcing biasanya memiliki tenaga ahli di berbagai area spesifik IT yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Selain itu, menggunakan jasa IT outsourcing juga akan menghemat pengeluaran untuk perekrutan, upah dan tunjangan bulanan, hingga onboarding.

Meski begitu, perlu dicatat pula bahwa ada juga kalanya IT outsourcing akan lebih mahal dari model lain seperti in-house, khususnya jika perusahaan ingin berinvestasi jangka panjang. 

Ingin Percepat Time-to-Market Tapi Terkendala Biaya? Gunakan Jasa IT Outsourcing Lawencon!

Perusahaan rintisan umumnya harus bisa beradaptasi pada iklim kompetisi yang ketat, di mana salah satu caranya adalah dengan meluncurkan software/aplikasi secepat mungkin tanpa harus mengurangi kualitasnya. Hal ini salah satunya bertujuan untuk menarik perhatian user dan investor.

Namun, perusahaan rintisan fase awal tentunya belum memiliki manpower dan modal yang besar untuk mendirikan tim IT internal yang kokoh.

Oleh karena itulah, menggunakan jasa IT outsourcing dari Lawencon sangatlah direkomendasikan!

PT Lawencon Internasional sudah dipercaya oleh banyak klien dari berbagai industri sejak 2009. Berbekal pengalaman tersebut, PT Lawencon akan memberikan dedikasi jangka panjang lewat talent-talent IT terbaik yang telah melalui proses screening yang ketat.

Anda juga akan mendapatkan dukungan selama 24 jam penuh setiap harinya. Terlebih lagi, PT Lawencon juga akan mengadakan evaluasi performa yang memastikan proses pengembangan software Anda berjalan lancar dan sesuai target.

Jadi, tunggu apa lagi? Segera hubungi kami sekarang juga! 

Frequently Asked Questions (FAQ)

1. Apakah IT outsourcing selalu lebih murah daripada membangun tim in-house?

Tidak selalu. Outsourcing lebih hemat untuk proyek berbatas waktu dengan kebutuhan fluktuatif dan keahlian langka. Sementara tim in-house lebih cocok untuk kebutuhan stabil jangka panjang.

2. Model outsourcing mana yang paling cocok untuk kebutuhan Indonesia?

Semua tergantung prioritas. Onshore cocok jika prioritas perusahaan adalah kepatuhan hukum dan kelancaran komunikasi. Offshore atau nearshore cocok jika ingin menekan biaya sekaligus memperluas akses talent. Multishore cocok jika perusahaan mampu mengelola tim di banyak lokasi.

3. Apa saja risiko terbesar menggunakan IT outsourcing?

Kebocoran data akibat pencurian kredensial, ketergantungan pada satu vendor, dan miskomunikasi spesifikasi pekerjaan.

4. Bagaimana cara menghindari vendor lock-in?

Siapkan exit strategy yang jelas di kontrak yang mewajibkan vendor untuk mengekstrak data ke format standar, menyerahkan seluruh source code, dan memberikan bukti penghapusan data saat kontrak berakhir.

5. Siapa yang bertanggung jawab atas hak karyawan outsourcing?

Vendor outsourcing yang bertanggung jawab penuh atas upah, lembur, cuti, K3, jaminan sosial, THR, dan pesangon, sedangkan perusahaan/klien bertanggung jawab dalam mengawasi pemenuhan hak tersebut.