Tidak sedikit perusahaan mengandalkan IT outsourcing untuk meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, dan mendapatkan akses tenaga ahli teknologi. Namun, memilih vendor IT outsourcing bukanlah perkara mudah.
Kesalahan dalam memilih dapat berujung pada pemborosan anggaran, keamanan data yang terancam, sampai dengan proyek yang gagal dalam mencapai target yang dibutuhkan. Agar terhindar dari risiko tersebut, artikel ini akan menjelaskan pengertian IT outsourcing serta checklist apa saja yang harus diperhatikan sebelum memilih IT outsourcing.
Pengertian IT Outsourcing
IT outsourcing adalah praktik pada perusahaan yang menyerahkan sebagian atau seluruh fungsi teknologi informasinya kepada pihak ketiga atau vendor eksternal. Fungsi yang dialihdayakan kepada perusahaan yang membutuhkan berbagai aspek. Mulai dari pengembangan aplikasi, pemeliharaan sistem, keamanan data, infrastruktur IT, sampai dengan layanan dukungan teknis harian.
Melalui outsourcing, perusahaan dapat mengurangi beban operasional, fokus pada tujuan inti bisnis, dan mengakses keahlian profesional yang mungkin sulit dan mahal untuk direkrut sebagai karyawan internal. IT outsourcing cukup populer digunakan oleh perusahaan global dan lokal dengan tingkat fleksibilitas tinggi dalam penyesuaian skala layanan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Baca juga: IT Outsourcing: Pengertian, Keuntungan, dan Siapa yang Bayar Gajinya
Checklist Sebelum Memilih IT Outsourcing
Setelah memahami pengertian IT outsourcing secara jelas, berikut ini 10 checklist yang wajib Anda ketahui sebelum memilih IT outsourcing.
1. Tentukan Kebutuhan dan Ruang Lingkup Proyek
Langkah pertama yakni memahami dengan jelas kebutuhan perusahaan Anda. Apakah outsourcing yang diperlukan untuk membangun aplikasi baru, mengelola infrastruktur IT, meningkatkan keamanan data, atau memberikan layanan dukungan teknis.
Kebutuhan yang jelas membantu perusahaan Anda membuat scope of work secara spesifik dan memudahkan vendor dalam menentukan solusi terbaik yang sedang Anda butuhkan. Jika ruang lingkup proyek tidak terdefinisi dengan baik, maka berisiko miskomunikasi dan kegagalan implementasi menjadi lebih besar.
2. Evaluasi Reputasi dan Pengalaman Vendor
Reputasi vendor mencerminkan kualitas pelayanannya, pastikan Anda memeriksa latar belakang perusahaan seperti portofolio yang sudah dikerjakan dan ulasan atau testimoni dari klien sebelumnya.
Vendor yang memiliki pengalaman di berbagai industri umumnya lebih adaptif terhadap kebutuhan unik di setiap perusahaan. Selain itu, reputasi yang baik juga memperlihatkan kredibilitas dan konsistensi dalam memberikan layanan yang berkualitas.
3. Pastikan Kompetensi dan Keahlian Tim
Tidak semua vendor outsourcing mempunyai keahlian yang sama. Hal ini penting bagi Anda untuk memastikan bahwa tim vendor yang Anda pilih memiliki keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan proyek perusahaan Anda.
Jika perusahaan membutuhkan sistem berbasis cloud, maka pastikan vendor outsourcing yang Anda pilih memiliki tenaga ahli bersertifikasi cloud. Kompetensi tim akan menentukan kecepatan, kualitas, dan keberhasilan implementasi proyek IT yang perusahaan Anda rencanakan.
4. Periksa Keamanan Data dan Kepatuhan Regulasi
Keamanan data menjadi isu penting dalam IT outsourcing, tentukan vendor dengan penerapan standar keamanan cyber, enkripsi, serta mempunyai prosedur disaster recovery. Pastikan juga vendor tersebut mematuhi regulasi yang berlaku, baik internasional seperti general data protection regulation (GDPR) maupun regulasi lokal yang berlaku seperti UU ITE.
5. Transparansi Biaya dan Model Kontrak
Tidak sedikit perusahaan yang menghadapi permasalahan biaya tersembunyi saat bekerja sama dengan vendor IT outsourcing. Pastikan vendor yang Anda pilih memberikan rincian biaya secara transparan. Meliputi biaya implementasi, pemeliharaan, sampai dengan tambahan layanan lainnya jika diperlukan.
6. Dukungan Teknis dan Layanan Pasca Jual
Kerja sama dengan vendor IT outsourcing tidak berhenti begitu saja setelah proyek selesai, dukungan teknis jangka panjang sangat penting untuk memastikan sistem tetap berjalan secara optimal.
Pastikan Anda memilih vendor yang mempunyai service level agreement yang jelas terkait dengan waktu respon, kualitas layanan, dan pemeliharaan sistem. Vendor yang memberikan layanan pasca jual yang baik akan memudahkan perusahaan Anda untuk mengurangi downtime dan meningkatkan produktivitas.
7. Fleksibilitas dan Skalabilitas Layanan
Seiring berjalannya waktu, bisnis akan bertumbuh dan kebutuhan IT akan semakin kompleks. Vendor outsourcing yang mampu menyesuaikan layanannya dengan perkembangan perusahaan merupakan salah satu checklist yang wajib Anda perhatikan.
Skalabilitas tersebut juga memastikan perusahaan tidak perlu mencari vendor lain setiap kali ada peningkatan kebutuhan, hal ini menjaga kerja sama dengan baik dan berkelanjutan.
8. Komunikasi dan Budaya Kerja
Komunikasi yang buruk sering kali menjadi penghalang utama kerja sama outsourcing. Vendor yang memiliki sistem komunikasi yang jelas, rutin, dan transparan adalah salah satu checklist lainnya yang bisa Anda pertimbangkan sebelum memilih IT outsourcing.
Selain itu, budaya kerja yang selaras dengan perusahaan Anda akan membantu kolaborasi lebih positif. Vendor dengan kemampuan yang adaptif akan lebih cepat memahami kebutuhan dan tujuan proyek.
9. Teknologi dan Tools yang Digunakan
Vendor outsourcing profesional umumnya menggunakan teknologi terbaru dan tools manajemen proyek modern. Tools seperti Jira, Trello, dan Asana memungkiinkan perusahaan untuk memantau progres secara real-time.
Penggunaan teknologi saat ini juga memudahkan perusahaan untuk mendapatkan solusi yang lebih efektif dan inovatif dalam jangka panjang.
10. Uji Coba atau Pilot Project
Sebelum memutuskan untuk menandatangani kontrak jangka panjang, pastikan Anda melakukan uji coba dalam bentuk pilot project. Langkah terakhir ini membantu perusahaan Anda dalam menilai kualitas kerja vendor secara langsung.
Termasuk kecepatan mereka dalam menyelesaikan tugas, cara berkomunikasi, sampai dengan profesionalisme tim. Hal ini membantu perusahaan membuat keputusan berdasarkan pengalaman nyata, bukan hanya dari janji di atas kertas.
Baca juga: Strategi Ampuh Lindungi Data dalam Outsourcing IT
Penuhi Kebutuhan IT Outsourcing Anda Bersama Lawencon!
Pemilihan vendor IT outsourcing yang tepat akan menentukan keberhasilan transformasi digital perusahaan Anda. Lawencon hadir sebagai solusi terpercaya, penyedia jasa IT outsourcing profesional dalam bidang pengembangan software, pengelolaan infrastruktur, sampai dengan dukungan teknis berkelanjutan.
Konsultasikan kebutuhan IT outsourcing perusahaan Anda bersama Lawencon dan penuhi keperluan pengembangan software, pemeliharaan infrastruktur IT, dan dukungan layanan teknis dengan tenaga ahli berpengalaman di sini!
