Secara umum, outsourcing merujuk pada penggunaan tenaga kerja melalui sistem kontrak atau pemindahan tugas dan tanggung jawab pekerjaan. Perusahaan dapat memindahkan karyawan yang sebelumnya dikelola sendiri untuk bekerja di perusahaan lain melalui perjanjian kerja sama.
Jika kamu sedang mencari pekerjaan dan mempertimbangkan untuk melamar di perusahaan outsourcing, penting bagi kamu memahami sistem kerja serta keuntungan dan tantangan. Berikut ini penjelasan mengenai kerja di perusahaan outsourcing.
Proses Sistem Kerja Outsourcing
Perusahaan dalam menerapkan sistem outsourcing tidak hanya melibatkan pemindahan pekerjaan ke pihak ketiga, adanya serangkaian proses untuk dapat memastikan bahwa semua pihak dapat terlibat.
1. Perencanaan
Pada tahap awal, perusahaan harus mengidentifikasi kebutuhan yang akan dialihkan ke penyedia jasa outsourcing. Perencanaan melibatkan penentuan yang didasarkan pada berbagai faktor, seperti biaya operasional, kebutuhan tenaga kerja, atau tingkat kompleksitas teknis.
Perusahaan harus melakukan analisis mendalam untuk menilai apakah outsourcing merupakan opsi yang lebih menguntungkan dibandingkan dengan mengelola fungsi tersebut secara internal.
2. Pemilihan Penyedia Jasa Outsourcing
Selanjutnya dapat memilih penyedia layanan yang tepat. Pemilihan didasarkan pada beberapa faktor, seperti penyedia layanan rekam jejak, biaya, dan kemampuan mereka untuk beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan. Biasanya perusahaan akan melakukan proses negosiasi untuk memilih jasa vendor yang paling sesuai.
3. Pengaturan Kontrak dan Kesepakatan Kerja
Setelah itu, perusahaan akan memasuki tahapan negosiasi kontrak. Kontrak outsourcing harus jelas, seperti ruang lingkup pekerjaan, standar kinerja yang diharapkan, durasi kontrak, serta syarat dan ketentuan finansial.
Tak hanya itu, penting juga untuk perusahaan untuk mencakup klausa terkait keamanan data dan privasi, terutama jika outsourcing melibatkan pemrosesan informasi yang sensitif.
4. Pelaksanaan Proyek Outsourcing
Setelah melewati beberapa tahapan, penyedia jasa akan mulai melaksanakan proyek sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Perusahaan perlu memantau kinerja penyedia jasa untuk memastikan kualitas dan kepatuhan terhadap kontrak.
Dengan kontrak yang telah disetujui, proses transisi dan integrasi dapat dimulai, pada fase ini memerlukan koordinasi antara tim internal perusahaan dan penyedia layanan.
Baca juga: Cara Memilih IT Outsourcing yang sesuai Kebutuhan
Tanggung Jawab Perusahaan Penyedia Outsourcing
Berdasarkan Pasal 66 ayat (2) hingga ayat 94) UU No.13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan telah diubah oleh Pasal 81 angka 20 UU Cipta Kerja, perusahaan penyedia outsourcing bertanggung jawab melindungi hak pekerja, termasuk upah, kesejahteraan, syarat kerja, serta menangani perselisihan sesuai peraturan.
Jika perusahaan outsourcing mempekerjakan buruh berdasarkan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), mereka harus memastikan hak para pekerja agar tetap terlindungi, terutama jika terjadi pergantian perusahaan alih daya, asalkan pekerjaan masih berlangsung.
Menurut Pasal 4 Kepmenakertrans No. Kep.101/MEN/VI/2004, perjanjian outsourcing antara perusahaan penyedia jasa dan perusahaan pengguna harus dibuat secara tertulis dan mencakup beberapa hal penting:
- Jenis pekerjaan yang akan dilakukan oleh pekerja/buruh dari perusahaan outsourcing.
- Hubungan kerja yang diatur antara perusahaan outsourcing dan pekerja, sehingga tanggung jawab atas upah, kesejahteraan, syarat kerja, serta perselisihan menjadi tanggung jawab penuh perusahaan outsourcing.
- Komitmen perusahaan outsourcing untuk menerima tenaga kerja dari perusahaan outsourcing sebelumnya jika pekerjaan yang dilakukan terus berlanjut di perusahaan pengguna.
Namun, untuk memastikan perusahaan outsourcing dapat memberikan perlindungan yang tepat, mereka harus berbentuk badan hukum dan memiliki izin usaha yang ditentukan oleh pemerintah.
Perusahaan juga harus memenuhi norma, standar, prosedur, dan kriteria yang telah ditetapkan, serta mengajukan izin operasional melalui instansi ketenagakerjaan yang berwenang sesuai dengan domisili perusahaan.
Tanggung Jawab Perusahaan Pengguna Jasa Outsourcing
Ketika perusahaan memutuskan untuk menggunakan layanan outsourcing, tanggung jawab tidak sepenuhnya diserahkan sepenuhnya kepada penyedia jasa. Perusahaan pengguna jasa outsourcing pun ikut memiliki peran dan tanggung jawab.
Menentukan Kebutuhan Outsourcing
Perusahaan pengguna jasa memiliki tanggung jawab untuk dapat mengidentifikasi dan menentukan fungsi-fungsi atau pekerjaan yang akan dialihdayakan. Hal ini dapat mencakup kebutuhan bisnis, efisiensi operasional, dan potensi pengurangan biaya.
Penentuan kebutuhan ini juga dapat melibatkan spesifikasi pekerjaan dan persyaratan yang jelas dan harus dipenuhi oleh penyedia jasa outsourcing.
Mengawasi Kualitas Pekerjaan
Meskipun pekerjaan telah dialihdayakan, perusahaan pengguna jasa harus tetap bertanggung jawab untuk memantau dan mengawasi kualitas hasil kerja yang diberikan oleh penyedia jasa outsourcing.
Dengan begitu, ini dapat memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan standar yang telah disepakati dalam kontrak kerja sebelumnya, baik dari segi hasil maupun waktu penyelesaiannya.
Menyediakan Informasi
Agar penyedia jasa outsourcing dapat menjalankan pekerjaannya dengan efektif, perusahaan pengguna jasa harus menyediakan informasi yang diperlukan terkait pekerjaan yang dilakukan. Komunikasi yang baik sangat penting untuk memastikan kelancaran pelaksanaan pekerjaan.
Pembayaran dan Keuangan
Perusahaan pengguna jasa juga memiliki tanggung jawab dalam hal keuangan, terutama terkait dengan pembayaran yang sesuai dengan perjanjian kontrak. Pembayaran harus dilakukan secara tepat waktu, sesuai dengan kesepakatan di awal.
Perlindungan Data dan Keamanan Informasi
Hal ini menjadi aspek yang krusial sebab perusahaan pengguna jasa harus melindungi data dan informasi yang mungkin diakses oleh penyedia jasa outsourcing. Perusahaan harus menerapkan keamanan untuk memastikan data sensitif dan informasi tetap aman dan tidak disalahgunakan oleh pihak ketiga.
Tantangan yang Dihadapi Perusahaan
Dalam penerapan outsourcing, terdapat beberapa tantangan yang sering dihadapi oleh perusahaan pengguna jasa. Namun, untuk mengatasi tantangan ini, Lawencon memiliki pendekatan dan solusinya.
1. Kurangnya Kontrol Terhadap Proses Screening
Salah satu kekhawatiran perusahaan pengguna jasa outsourcing adalah kurangnya kontrol terhadap proses screening dan pemilihan tenaga kerja. Untuk mengatasi hal ini, Lawencon yang merupakan salah satu vendor IT outsourcing terbaik di Indonesia dapat memastikan kebutuhan klien dapat dipahami dengan jelas sebelum merekomendasikan kandidat.
Namun, jika di tengah jalan merasa perlu mengganti klien, Lawencon dapat dengan cepat untuk mencarikan pengganti yang sesuai dan memastikan layanan tetap dapat berjalan optimal.
2. Adanya Komunikasi antara Perusahaan dan Penyedia
Biasanya komunikasi yang kurang lancar antara perusahaan pengguna dengan penyedia jasa outsourcing dapat menjadi penghambat produktivitas. Lawencon dapat mengatasi hal ini dengan melakukan pengecekan rutin setiap bulan terkait tenaga outsourcing.
Selain itu, diadakan evaluasi kinerja setiap tiga bulan dan adanya penilaian tahunan yang dilakukan oleh tim HR Lawencon. Jika kontrak akan berakhir, adanya diskusi terkait kelanjutan kerja sama yang dilakukan dua bulan sebelum kontrak selesai, memastikan semua pihak terlibat dalam proses evaluasi berkelanjutan.
3. Risiko Keamanan Data
Keamanan data menjadi hal penting dalam outsourcing, perusahaan tidak memberikan akses langsung kepada tenaga outsourcing untuk data sensitif dan telah menyertakan perjanjian non-disclosure agreement (NDA) dalam kontrak kerja.
Langkah ini ditanggapi dengan serius oleh Lawencon, bahwasanya perusahaan akan memastikan keamanan data klien selalu terjaga dan tidak ada potensi kebocoran informasi.
Kesimpulan
Outsourcing dapat memungkinkan perusahaan mengalihkan tugas kepada pihak ketiga untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Proses ini dapat melibatkan perencanaan matang, mulai dari mengidentifikasi kebutuhan hingga memilih penyedia jasa dan menyusun kontrak.
Tanggung jawab dalam outsourcing dibagi antara penyedia dan pengguna jasa. Penyedia harus melindungi hak pekerja sesuai dengan aturan, sementara perusahaan pengguna harus memantau kualitas kerja, menjaga komunikasi, dan melindungi keamanan data.
Meskipun menawarkan banyak manfaat, outsourcing juga dihadapi dengan berbagai tantangan seperti rekrutmen dan risiko data. Akan tetapi, dengan pendekatan seperti yang diterapkan oleh Lawencon, tantangan ini dapat diatasi melalui koordinasi, evaluasi, dan adanya perjanjian kerahasiaan.
