Setiap perusahaan memiliki dokumen penting yang perlu dikelola secara sistematis agar tidak hilang atau rusak. Pengelolaan dokumen melibatkan pengumpulan, pengaturan, penyimpanan, dan pemeliharaan.
Namun, banyak perusahaan, seringkali mengabaikan pengelolaan dokumen, sehingga bisa menyebabkan berkas terselip, rusak, ataupun hilang.
Jangan khawatir, di artikel ini akan membagikan beberapa tips yang dapat diterapkan untuk mengatasi hal ini dan memastikan dokumen dapat tertata rapi dan mudah untuk diakses.
Baca juga: Manfaat Sistem Manajemen Dokumen dan Cara Kerjanya
1. Memanfaatkan Alat yang Tepat dan Sesuai
Hal pertama yang harus diperhatikan adalah penggunaan peralatan yang dapat mendukung kerapian dokumen. Agar berkas-berkas penting dapat tersusun dengan baik dapat menggunakan alat, seperti penjepit kertas, folder, binder, dan stiker. Tak hanya itu, gunakan pula lemari khusus, seperti rak atau laci sesuai dengan kebutuhan.
Gunakan lemari besar untuk dapat menyimpan dokumen lama di ruangan terpisah, sedangkan dokumen baru bisa disimpan dalam lemari kecil yang ditempatkan di area kerja supaya aksesnya lebih mudah.
2. Mengelompokkan Dokumen Secara Sistematis
Setelah peralatan siap, tahap berikutnya adalah mengelompokan dokumen secara sistematis. Pisahkan dokumen ke dalam kategori yang relevan, misalnya berdasarkan jenis dokumen.
Namun, untuk memperjelas pengelompokkan, bisa menggunakan label dengan menyertakan tanggal dan tahun. Selain itu, dapat menggunakan folder, map, atau binder dengan warna yang berbeda untuk tiap kelompok agar mudah dikenali.
3. Menggunakan Sistem Manajemen Dokumen (DMS)
Mengelola dokumen perusahaan dalam jumlah besar secara manual bukanlah hal yang mudah, diperlukan ketelitian dan keterampilan. Adanya risiko kerusakan atau kehilangan dokumen jika tercampur dengan hal lain.
Dengan begitu, penggunaan Document Management System (DMS) dapat mempermudah pengelolaan dokumen digital (softcopy) secara lebih efisien dan teratur.
Baca juga: 7 Software Sistem Manajemen Dokumen Terbaik untuk Bisnis Anda
4. Memanfaatkan Teknologi Cloud
Langkah berikutnya adalah dengan memanfaatkan teknologi cloud yang tidak hanya dapat mempermudah penyimpanan berkas secara lebih praktis, tetapi juga memungkinkan akses berkas dari mana dan kapan saja.
Memanfaatkan teknologi cloud, dapat bekerja lebih fleksibel tanpa adanya keterikatan oleh lokasi fisik, sehingga kolaborasi tim dapat menjadi lebih efisien.
5. Menetapkan Jadwal Pemeliharaan Berkala
Dokumen lama dari tahun-tahun sebelumnya mungkin telah tersimpan dengan rapi di ruangan khusus, tetapi sering kali masih berantakan karena adanya penambahan dan perubahan maka pentingnya untuk menjadwalkan pemeliharaan dokumen secara berkala.
Maka dapat menyingkirkan berkas yang sudah tidak lagi diperlukan dan dapat mengatur ulang dokumen agar tetap terorganisir. Langkah ini lebih dapat lebih terorganisir dan efisien.
6. Menerapkan Kebijakan Pengarsipan yang Terstruktur
Setiap perusahaan sebaiknya memiliki kebijakan tentang bagaimana dokumen diarsipkan dan kapan dokumen bisa dihancurkan. Hal ini dapat mencegah terjadinya penumpukan berkas yang sudah tidak lagi relevan.
7. Menggunakan Aplikasi Khusus untuk Kolaborasi Tim
Beberapa DMS memungkinkan kolaborasi antar karyawan dengan pengaturan hak akses yang berbeda (misalnya hanya membaca, mengedit, atau menghapus), sehingga proses kerja lebih lancar tanpa melewati batas kewenangan.
Pengaturan hak akses ini dapat menjaga keteraturan dalam bisnis dan memastikan bahwa pegawai hanya dapat melakukan tindakan yang sesuai dengan wewenang yang diberikan.
Semoga ketujuh tips ini dapat membantu karyawan dalam merapikan dokumen dan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih teratur dan produktif.
