Pengelolaan dokumen merupakan salah satu aspek krusial dalam kegiatan bisnis. Baik perusahaan besar maupun kecil perlu mengelola data secara efisien supaya proses operasional berjalan secara optimal.
Guna memenuhi kebutuhan ini, banyak perusahaan telah beralih menggunakan software sistem manajemen dokumen atau document management system untuk mempermudah penyimpanan, pengambilan, dan pengelolaan dokumen secara elektronik.
Pada artikel Lawencon satu ini, kami telah mengumpulkan tujuh rekomendasi software DMS yang bisa membantu Anda mengelola keamanan data dengan lebih baik. Apa saja?
Rekomendasi Software Sistem Manajemen Dokumen Terbaik
1. LinovHR
Software document management system yang paling direkomendasikan di Indonesia saat ini ada dari LinovHR. Software mereka dapat menyediakan penyimpanan dokumen secara terpusat, sehingga bisa memudahkan anda untuk mengakses darimana saja.
Software DMS dari LinovHR juga sudah dilengkapi dengan enkripsi dan kemampuan untuk melakukan kontrol akses. Bukan hanya itu, LinovHR juga bekerjasama dengan Lawencon sebagai konsultan IT untuk membantu menjaga data anda.
2. M-Files
Sebagai salah satu software DMS terbaik, M-Files memungkinkan pengguna untuk mengelola dokumen berdasarkan metadata dan bukannya lokasi penyimpanan. Dengan begitu, pencarian dan pengambilan dokumen dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
Dalam urusan sekuritas, M-Files juga memiliki keamanan yang kuat untuk melindungi data-data sensitif lewat fitur yang bisa mencegah pihak luar untuk mengunduh dan mencetak dokumen secara bebas. Anda juga bisa melacak perubahan apa saja yang dilakukan pada file dengan software satu ini.
3. DocuWare
DocuWare adalah software sistem manajemen dokumen yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi kerja lewat kemampuannya untuk mengotomatisasi alur kerja dokumen. Software ini memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen dari berbagai perangkat, mulai dari PC, tablet, hingga smartphone.
DocuWare juga dilengkapi dengan fitur pengenalan karakter optik (OCR) untuk memudahkan pencarian teks dalam dokumen yang di-scan. Namun kekurangannya, DocuWare memiliki storage penyimpanan dokumen yang terbatas.
4. eFileCabinet
eFileCabinet adalah software document management system yang dirancang khusus untuk usaha kecil dan menengah. Software ini menawarkan fitur pengelolaan dokumen yang komprehensif, mulai dari penyimpanan, pencarian, hingga pengelolaan izin akses.
Dilengkapi teknologi berbasis cloud, pengguna eFileCabinet dapat menyimpan berbagai jenis file mulai dari dokumen kertas, email, fraktur, hingga kontrak pada satu tempat untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian.
5. Zoho Docs
Zoho Docs menawarkan manajemen dokumen berbasis cloud. Software sistem manajemen dokumen ini memungkinkan kolaborasi secara real-time antar anggota tim dengan adanya fitur-fitur seperti penyimpanan terpusat, sistem kontrol versi, dan izin akses yang bisa disesuaikan.
Zoho Docs juga mendukung berbagai format file dan memungkinkan integrasi dengan aplikasi lain, seperti Google Drive dan Dropbox.
6. Google Drive
Siapa yang tidak tahu Google Drive? Sebagai salah satu solusi DMS paling populer, Google Drive menawarkan penyimpanan dan pengelolaan dokumen berbasis cloud yang akan membantu pengguna dalam menyimpan, mengelola, dan mengatur akses berbagi dokumen dari berbagai perangkat.
Software sistem manajemen dokumen ini juga memungkinkan Anda untuk mengarsipkan berbagai tipe file, mulai dari dokumen kertas, audio, foto, hingga video.
7. Alfresco
Rekomendasi software sistem manajemen dokumen terakhir adalah Alfresco, solusi DMS berbasis open-source yang menawarkan fleksibilitas tinggi dalam pengelolaan dokumen. Alfresco juga dilengkapi fitur keamanan tingkat tinggi, fitur untuk kolaborasi, dan kemampuan integrasi dengan berbagai aplikasi bisnis lainnya seperti Google Drive dan Salesforce.
Atasi Masalah Manajemen Dokumen dengan Custom Software dari Lawencon
Deretan software sistem manajemen dokumen di atas memiliki fitur, kekurangan, dan kelebihannya masing-masing. Terkadang, dibutuhkan membutuhkan lebih dari satu software untuk membantu Anda mengelola data-data penting.
Kabar baiknya, ada Lawencon bisa membantu anda mengatasi permasalahan tersebut dengan menyediakan custom software manajemen dokumen sesuai kebutuhan. Jangan khawatir, basis perusahaan mereka ada di Indonesia dengan kualitas yang sudah bertaraf internasional.
Penasaran dengan layanan dan manfaatnya?
Anda bisa menghubungi Lawencon untuk berdiskusi lebih lanjut terkait kebutuhan anda. Hubungi kami lewat link berikut ini.
