Ketika mengelola berkas dan data-data penting, perusahaan biasanya memanfaatkan sistem manajemen dokumen atau Document Management System (DMS).
Sebenarnya, apa pengertian sistem ini, bagaimana cara kerjanya, dan apa manfaatnya? Simak dan cari tahu jawabannya di artikel Lawencon.
Mengenal Document Management System
Document management system (DMS) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, mengatur, dan melacak bermacam dokumen digital maupun fisik di suatu perusahaan dengan ketentuan yang telah disesuaikan oleh pihak manajemen.
Ketentuan yang dimaksudkan seperti:
- Siapa saja yang dapat mengakses dokumen
- Level akses dokumen
- Pembuat dokumen
- Penyunting (pengedit) dokumen
- Pemeriksa dokumen
- Penghapusan dokumen
- Ketentuan penyebarluasan dokumen atau salinan
- Screenshot dokumen, dan lain-lain
Selain untuk menghindari kerusakan, mendigitalisasi dokumen juga merupakan salah satu upaya untuk menjaga keamanan data sekaligus menghemat biaya.
Dokumen digital ini nantinya disimpan di penyimpanan elektronik terpusat seperti cloud storage atau server yang telah disediakan oleh pihak vendor.
Baca juga: Rekomendasi Software Document Management System Terbaik untuk Bisnis
Manfaat Sistem Manajemen Dokumen
Menerapkan sistem manajemen dokumen dalam mengelola data perusahaan mampu memberi berbagai manfaat berarti, yaitu:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Penggunaan document management system membuat pengelolaan dokumen menjadi lebih efisien karena tidak memakan banyak ruang untuk penyimpanan dan waktu untuk mencarinya.
Hanya lewat pencarian sederhana, semua dokumen yang disimpan secara digital dan dapat diakses dengan mudah sehingga sangat menghemat waktu dibanding sistem manajemen dan penyimpanan dokumen manual.
2. Menjamin Keamanan Data
Document management system menyediakan keamanan tambahan untuk dokumen-dokumen penting lewat fitur-fitur seperti enkripsi data, kontrol akses yang berbasis peran, dan audit trail untuk membantu melacak siapa saja yang mengakses atau mengubah dokumen.
Dengan begitu, kegiatan yang sekiranya mencurigakan dapat dengan cepat ditangani untuk melindungi informasi sensitif perusahaan.
3. Menghemat Biaya
Penggunaan sistem manajemen perusahaan juga efektif dalam menghemat biaya karena perusahaan tidak perlu lagi membuang banyak kertas, menyediakan ruang penyimpanan, dan berlama-lama mencari dokumen fisik secara manual.
Selain itu, dengan mengurangi penggunaan kertas, perusahaan juga turut berkontribusi dalam upaya menjaga lingkungan secara berkelanjutan.
Cara Kerja Sistem Manajemen Dokumen
Bagaimana cara kerja sistem manajemen dokumen? Secara garis besar, cara kerja document management system dapat dijelaskan dalam beberapa langkah-langkah berikut ini.
1. Penyimpanan Dokumen
Pertama, dokumen diunggah ke dalam sistem lewat berbagai metode seperti pemindaian dokumen fisik, pengunggahan file digital, atau lewat integrasi dengan sistem lain. Dokumen yang sudah diunggah tersebut selanjutnya disimpan dalam format digital di server yang aman.
2. Pengindeksan dan Pencarian
Setelah dokumen diunggah, sistem akan mengindeks dokumen tersebut berdasarkan meta datanya, seperti judul, penulis, tanggal, dan kata kunci. Dengan begitu, pemilik akan lebih mudah mendeteksi dan menemukan dokumen dengan bantuan fungsi pencarian yang canggih.
3. Pengelolaan Dokumen
Lewat DMS, dokumen bisa dikelola dengan berbagai cara sesuai kehendak si pemilik, seperti dengan menetapkan kontrol akses, melacak versi dokumen, dan mengatur alur kerja (workflow).
Pemilik dokumen dapat mengatur siapa saja yang dapat melihat, mengedit, atau menghapus dokumen serta mengatur proses persetujuan dokumen.
4. Akses dan Kolaborasi
Pengguna yang mendapat akses dapat melakukan pekerjaan bersama dalam satu dokumen yang sama, seperti meninggalkan komentar, mengedit, dan melacak perubahan yang dilakukan oleh orang lain. DMS juga memungkinkan dokumen untuk dibagikan dengan pihak eksternal secara aman.
5. Pemeliharaan dan Penghapusan
DMS dilengkapi dengan fitur untuk memelihara dokumen, seperti melakukan pengarsipan dokumen lama, dan fitur untuk menghapus dokumen yang sudah tidak dibutuhkan lagi.
Peran Sistem Manajemen Dokumen bagi Perusahaan
Sistem manajemen dokumen memiliki peran yang sangat penting bagi perusahaan karena membantu mengoptimalkan aspek operasional bisnis, dengan cara:
1. Meningkatkan Produktivitas
Tersedianya akses cepat dan mudah ke berbagai dokumen yang dibutuhkan membuat karyawan dapat menyelesaikan tugas mereka dengan lebih efisien. Jadi, mereka bisa lebih fokus pada tugas yang lebih strategis dan bukannya membuang waktu untuk mencari dokumen saja.
2. Mengurangi Risiko Kehilangan Data
Dengan document management system, risiko kehilangan dokumen penting karena bencana alam, kerusakan fisik, maupun human error dapat ditekan. Jika terjadi masalah, dokumen yang disimpan secara digital dan dapat dengan mudah dipulihkan lagi.
3. Memperkuat Kepatuhan dan Transparansi
Dengan adanya fitur audit trail dan kontrol akses, DMS membantu perusahaan untuk memastikan bahwa semua aktivitas terkait dokumen akan tercatat dan bisa diaudit. Dengan begini, kepatuhan mereka terhadap regulasi akan turut meningkat, begitu pula transparansi terkait proses operasional.
4. Mendukung Fleksibilitas dan Sistem Kerja Jarak Jauh
Dengan DMS, karyawan bisa mengakses dokumen dari mana saja dan kapan saja sehingga mendukung fleksibilitas bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid atau WFA alias Work From Anywhere. Semoga penjelasan mengenai sistem manajemen dokumen di atas dapat membantu Anda!
