Data entry merupakan proses penting yang dapat diterapkan di berbagai sektor industri untuk menjamin keakuratan data yang dimasukkan ke dalam sistem atau basis data perusahaan.
Artikel ini akan membahas cara kerja penginputan data, tahapan yang terlibat, dan bagaimana teknologi terbaru seperti Robotic Process Automation (RPA) dapat mengoptimalkan proses ini.
Apa itu Data Entry
Data entry adalah proses memasukkan informasi ke dalam sistem digital melalui berbagai media, seperti keyboard, scanner, atau perangkat lainnya. Data yang dimasukkan dapat berupa teks, angka, atau informasi lain yang berasal dari formulir fisik maupun dokumen non-elektronik.
Tugas utama dalam penginputan data meliputi memasukkan serta dapat memperbarui informasi pada basis data perusahaan. Meskipun jenis data yang dikelola mungkin berbeda, tetapi tugas utamanya tetap sama, yaitu dapat memastikan ketepatan dan kelengkapan informasi yang diinput ke dalam sistem.
Cara Kerja Data Entry
Berikut adalah tahapan umum dalam proses penginputan data di sebuah perusahaan.
1. Penerimaan Data
Proses penginputan data dimulai dengan tahapan penerimaan, di mana informasi dikumpulkan dari berbagai sumber. Pada tahap ini sangat penting untuk memastikan bahwa semua informasi dibutuhkan sudah terkumpul sebelum melanjutkan ke proses berikutnya. Hal ini bertujuan mengurangi kebutuhan mencari data tambahan yang dapat menghambat efisien proses.
2. Pengolahan Data
Setelah data terkumpul, tahapan ini data disortir dan diorganisir berdasarkan prioritas dan kebutuhan perusahaan. Pengorganisasian data ini dapat mempermudah proses penginputan di tahapan selanjutnya untuk meningkatkan efisiensi.
3. Input Data
Tahap ini dari proses penginputan data untuk memasukkan informasi yang telah disortir ke dalam sistem basis data perusahaan, biasanya data dilakukan dengan menggunakan keyboard atau scanner untuk dokumen fisik. Pada tahapan ini, risiko human error tinggi, sehingga ketelitian sangat diperlukan.
4. Verifikasi Data
Setelah data diinput, selanjutnya dilakukan pemeriksaan keakuratan dan kelengkapan informasi yang telah dimasukkan. Tahapan ini penting untuk dapat memastikan data tersimpan di sistem benar-benar dapat diandalkan.
5. Penyimpanan Data
Tahapan terakhir adalah penyimpanan data, di mana informasi telah diverifikasi disimpan di sistem database untuk keperluan masa depan. Penyimpanan yang baik dapat memastikan data aman dari kerusakan atau kehilangan serta mempermudah akses data tersebut diperlukan. Biasanya, beberapa perusahaan juga telah menggunakan software document management system untuk membantu tahap satu ini.
Tahapan Data Entry
Selanjutnya, penjelasan secara rinci tahapan proses data entry di perusahaan sebagai berikut.
1. Menyiapkan dan Mengorganisir Dokumen
Sebelum memulai penginputan, penting untuk menyiapkan dan menyusun dokumen dengan baik. Langkah ini dapat memastikan semua dokumen secara tersedia dan teratur secara sistematis, sehingga dapat menghemat waktu dan risiko kesalahan saat memasukkan data.
2. Memasukkan Data ke Database
Proses memasukkan data ke dalam basis data harus dilakukan untuk dapat menjamin keakuratan dan keandalan informasi. Penggunaan teknologi canggih dan perangkat yang tepat dapat meningkatkan efisiensi dan kecepatan operasional.
3. Memeriksa Keakuratan Data
Setelah data diinput, perlunya memverifikasi diperlukan untuk dapat memeriksa dan memastikan data yang dimasukkan benar dan lengkap. Proses ini penting untuk menjaga keakuratan data dalam pengambilan keputusan bisnis.
4. Membuat Backup Data
Pencadangan data yang teratur dan aman merupakan langkah krusial untuk dapat melindungi informasi dari potensi kehilangan atau kerusakan. Backup data dapat memastikan informasi penting dapat dipulihkan saat dibutuhkan.
5. Mengatur Dokumen dan Catatan dengan Rapi
Pengelolaan dokumen dapat memudahkan pencarian dan akses, serta dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Hal ini dapat mencakup penyimpanan dan pengarsipan data tertata dengan baik.
6. Menyusun Laporan Sesuai Permintaan
Penyusunan laporan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dapat memberikan wawasan yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Laporan ini harus akurat, informatif, dan disusun secara berkala.
7. Menguji Sistem Database Baru dan Memperbarui Perangkat Lunak
Dalam menguji sistem database baru dan memperbarui perangkat lunak secara berkala dapat memastikan integrasi berjalan lancar dan semua fitur dapat bekerja dengan baik, serta dapat mendukung operasional perusahaan.
Pengoptimalan Data Entry dengan RPA
Robotic Process Automation (RPA) telah merevolusi cara kerja data entry dengan mempercepat proses dan dapat meningkatkan akurasi secara signifikan. Teknologi RPA dapat memungkinkan otomatisasi proses data entry yang sebelumnya dilakukan secara manual, sehingga dapat mengurangi kesalahan manusia.
Selain itu, RPA dapat memungkinkan integrasi dengan berbagai sistem yang memungkinkan perusahaan untuk menangani volume data yang lebih besar dalam waktu singkat. Hal ini bermanfaat bagi perusahaan yang mengandalkan pengolahan data dalam skala besar untuk operasional sehari-hari.
Hire Outsource RPA Engineer Profesional dari Lawencon!
Pemanfaatan teknologi RPA untuk penginputan data dapat membawa dampak positif bagi perusahaan Anda, penerapan dalam proses ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga dapat mengurangi risiko kesalahan yang biasanya terjadi dalam pengelolaan data manual.
Lawencon menyediakan layanan outsourcing RPA engineer yang siap membantu mengoptimalkan proses data entry di perusahaan Anda. Dengan pengalaman yang luas, tim RPA kami akan memastikan solusi otomatisasi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Segera hubungi Lawencon untuk memulai transformasi digital perusahaan Anda melalui solusi RPA terbaik.