Read Time: 4 minute(s)

Mendalami Manajemen IT dan Tahapannya

Gradient-Circles
Circles
Isi Artikel
Bagikan artikel:
Mendalami Manajemen IT dan Tahapannya
Isi Artikel
Bagikan artikel:

Manajemen IT merupakan bentuk perencanaan strategi mulai dari pengelolaan, pengaturan, hingga monitoring sumber daya teknologi di perusahaan agar mampu menyesuaikan kebutuhan dan prioritas tujuan bisnis.

Manajemen ini sangat penting diterapkan, terlebih di masa perkembangan teknologi yang kian pesat saat ini. Dengan pengelolaan yang baik produk teknologi informasi di perusahaan akan menciptakan value positif seperti meningkatkan profit ataupun mendatangkan pengguna baru.

Dalam penerapannya manajemen IT mencakup banyak hal untuk dikelola. Maka dari itu banyak perusahaan yang memisahkan bentuk manajemen ini dengan manajemen proyek IT.

Manajemen proyek IT merupakan bentuk spesifik yang lebih berfokus pada penyelesaian suatu proyek IT seperti software, aplikasi, dan lain sebagainya.

Untuk pemahaman lebih lanjut, artikel berikut ini akan membahas keduanya. Maka dari itu simak penjelasan selengkapnya di bawah ini!

Apa itu Manajemen Proyek IT

Manajemen proyek IT adalah salah satu proses perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi, serta pelaporan terhadap proyek IT yang telah didelegasikan oleh perusahaan.

Berbeda dengan proyek lainnya, manajemen satu ini melibatkan teknologi informasi. Beberapa bentuk penerapan manajemen proyek IT antara lain seperti perencanaan software, pengembangan aplikasi, monitoring cloud computing, dan lain sebagainya.

Secara keseluruhan manajemen proyek IT berbeda dengan manajemen IT yang cakupannya menyeluruh ke berbagai lini bisnis.

Manajemen proyek IT lebih berfokus pada penyelesaian satu proyek yang spesifik. Sehingga dapat dikatakan bahwa dalam prosesnya memiliki ruang lingkup yang kecil.

Walaupun berbeda, manajemen proyek IT merupakan bagian lebih kecil dari manajemen IT. Keduanya saling berkaitan satu sama lain, di mana tujuan manajemen proyek IT memastikan bahwa produk IT berjalan dengan lancar.

Sementara manajemen IT memastikan seluruh infrastruktur teknologi informasi dapat mendukung tujuan bisnis.

Baca juga: Mengenal Profesi Ahli IT, Tanggung Jawab, dan Manfaatnya

Alasan Manajemen IT itu Penting

Keduanya memiliki peran yang penting di dalam perusahaan. Manajemen proyek IT berpengaruh besar dalam keberlangsungan proses manajemen IT.

Berkat pengelolaan proyek IT yang baik, ini akan menciptakan hasil proyek IT optimal, mampu mengatasi penggunaan sumber daya berlebih, dan mengurangi risiko terbuangnya anggaran secara cuma-cuma.

Dengan begitu, proses manajemen IT juga jauh lebih mudah, sehingga penerapannya mampu terfokus pada pembantuan di dalam perusahaan mengenai pengelolaan berbagai tugas seperti:

1. Menyusun Program Strategis untuk Pengembangan Teknologi:

  • Merancang rencana strategis untuk kemajuan teknologi di perusahaan.
  • Mengidentifikasi dan memprioritaskan investasi teknologi yang paling berpengaruh.
  • Mengembangkan alur khusus untuk implementasi dan integrasi teknologi efektif.

2. Mengoptimalkan Pengeluaran dan Mendorong Inovasi:

  • Menilai kondisi infrastruktur teknologi yang ada untuk mengoptimalkan biaya.
  • Menerapkan teknologi baru yang sedang berkembang untuk mendukung inovasi.
  • Mengembangkan solusi inovatif yang mendorong pertumbuhan perusahaan.

3. Meningkatkan Efisiensi Operasional:

  • Mengotomatisasi proses kerja atau bisnis untuk meningkatkan efisiensi.
  • Mengoptimalkan alur kerja untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
  • Memanfaatkan teknologi untuk memperbaiki kinerja operasional perusahaan.

4. Mengevaluasi Produk dan Layanan Kompetitor:

  • Membandingkan produk dan layanan dari berbagai pesaing.
  • Mengembangkan produk dan jasa perusahaan agar lebih unggul dan unik.
  • Memberikan nilai tambah yang spesifik untuk pelanggan, membedakan perusahaan dari kompetitor.

Tahapan Manajemen Proyek IT

Guna mengimplementasikan peran tersebut sebaik mungkin, penerapan manajemen proyek IT juga menjadi hal penting untuk diperhatikan.

Beberapa tahap ini merupakan alur proses efektif dan terstruktur yang mampu memaksimalkan perannya dan membantu mengoptimalkan manajemen IT.

Tahap Inisiasi

Tahap pertama adalah inisiasi, dimana pada tahap ini membahas permasalahan hingga tujuan akhirnya. Hasil dari inisiasi ini adalah dokumen proyek, yang juga mencakup aspek lain seperti budget, timeline kerja, hingga kekuatan dan kelemahan sebuah proyek.

Tahap Perencanaan

Selanjutnya adalah tahap perencanaan. Pada tahap ini dilakukan pembahasan dan perencanaan secara detail berdasarkan inisiasi yang telah disusun. Pembagian tugas, pengalokasian sumber daya, penentuan milestone, manajemen resiko, serta penyusunan strategi komunikasi efektif antara tim dan stakeholder menjadi output umum pada tahapan ini.

Tahap Eksekusi

Beralih ke tahap eksekusi, di mana pada tahap ini rencana diimplementasikan oleh tim serta IT project manager dan diharapkan mencapai hasil yang maksimal.

Untuk mensukseskan tahap ini, tiap lini yang bertanggung jawab perlu mengedepankan komunikasi efektif agar mampu menjalankan rencana sebaik mungkin.

Tahap Pemantauan

Tahap pemantauan selalu berkaitan dengan proses eksekusi karena penerapannya dalam waktu bersamaan. Pada tahap ini akan muncul berbagai macam laporan yang berguna sebagai bahan acuan perbaikan ketika ada kesalahan dalam sistem.

Biasanya untuk mempermudah tahap ini penanggung jawab seperti IT project manager akan menyusun KPI sebagai indikator keberhasilan pada tahap eksekusi.

Tahap Penutupan

Tahap terakhir adalah penutupan, tahap ini bertujuan untuk memastikan semua hal yang berkaitan dengan proyek IT berjalan sesuai rencana. Jika proyek tersebut berhasil maka tim IT akan mendelegasikannya ke pihak operasional.

Baca juga: Tren Teknologi 2024 yang akan Mengubah Masa Depan

Usai sudah pembahasan mengenai manajemen IT dan manajemen proyek IT. Penting bagi perusahaan untuk menerapkan keduanya guna menghadapi tantangan dan persaingan di era digital.

Keduanya mampu memberikan produk IT yang optimal dan perencanaan teknologi yang strategis terhadap tujuan bisnis, sehingga dapat menciptakan peningkatan efisiensi operasional, serta mendorong inovasi dan pertumbuhan perusahaan.

Artikel Terkait