Setiap proyek, baik itu proyek besar maupun kecil pasti memiliki tahapan awal dan akhir. Salah satu tahapan yang seringkali terlewatkan ketika proyek telah selesai ialah closing manajemen proyek.
Karena sebagian besar orang menganggap, setelah proyek selesai, maka pekerjaan pun selesai. Padahal, tahap closing proyek ini sangat penting dalam memastikan segala sesuatunya berjalan sesuai rencana.
Untuk tahu lebih lanjut tentang closing manajemen proyek, simak terus tulisan di bawah sampai tuntas.
Apa Itu Closing Proyek
Closing proyek adalah sebuah tahapan akhir dari manajemen proyek di mana seluruh kegiatan yang berkaitan dengan proyek diselesaikan, diperiksa, dan didokumentasikan.
Pada fase ini, proses closing proyek memastikan bahwa semua pekerjaan telah diselesaikan sesuai dengan rencana, semua proses manajemen proyek telah dijalankan, juga tim yang terlibat telah menerima tanda tangan dan persetujuan akhir dari seluruh pihak.
Proses closing manajemen proyek ini juga memberi tim kesempatan untuk meninjau dan mengevaluasi kerja proyek untuk memastikan keberhasilan proyek di masa mendatang.
Baca juga: Pentingnya Monitoring Manajemen Proyek dalam Bidang IT
Pentingnya Proses Closing Proyek
Mungkin sebagian besar orang menganggap bahwa dengan memenuhi tahapan manajemen proyek sudah cukup, namun tanpa proses penutupan yang formal, Anda bisa membiarkan detail penting terlewatkan.
Berikut adalah beberapa alasan penting mengapa closing proyek harus dilakukan:
1. Menjamin Proyek Tuntas
Tahap closing proyek memastikan semua tugas dan hasil proyek sudah selesai sesuai dengan standar yang ditetapkan. Ini mencegah masalah di kemudian hari, misalnya jika klien merasa ada pekerjaan yang belum beres.
2. Menghindari Tanggung Jawab yang Belum Selesai
Dengan melakukan closing proyek yang baik, kita memastikan tidak ada tanggung jawab yang belum diselesaikan, seperti kontrak dengan vendor atau pembayaran akhir.
3. Menyimpan Dokumen Proyek
Semua dokumen penting terkait proyek perlu dikumpulkan dan disimpan untuk referensi di masa depan. Ini termasuk laporan, rencana, dan catatan penting lainnya.
4. Menghindari Kesalahan Berulang
Tahap closing juga memungkinkan tim untuk mengevaluasi hal apa saja yang sudah berjalan dengan baik dan apa yang mesti diperbaiki guna menghindari kesalahan yang berulang di proyek mendatang.
Langkah Melakukan Closing Proyek
Untuk melakukan closing proyek, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan, yakni:
1. Menyelesaikan Seluruh Tugas Proyek
Pastikan semua pekerjaan yang ada dalam rencana proyek sudah diselesaikan sesuai dengan yang direncanakan. Periksa kembali bersama tim dan klien untuk memastikan tidak ada yang terlewat.
2. Melakukan Review Hasil Proyek
Setelah semua tugas proyek selesai, lakukan pengecekan bersama stakeholders atau klien. Pastikan hasilnya sesuai dengan harapan dan mendapat persetujuan dari semua pihak terkait.
3. Tutup Kontrak dan Pembayaran
Segera selesaikan semua kontrak dengan vendor atau pihak eksternal lainnya, termasuk melakukan pembayaran akhir. Pastikan juga mendapatkan bukti pembayaran resmi.
4. Evaluasi Hasil Proyek
Ajak tim untuk melakukan evaluasi setelah proyek selesai. Diskusikan apa saja yang berjalan dengan baik, tantangan yang dihadapi, dan pelajaran apa yang bisa diambil untuk proyek-proyek berikutnya.
5. Buat Laporan Closing Proyek
Setelah semua langkah di atas dilakukan, buat laporan penutupan proyek yang merangkum hasil, evaluasi, dan saran untuk perbaikan di masa depan.
Kerangka Laporan Closing Proyek
Seperti yang telah disebutkan di atas bahwa langkah closing proyek harus ditutup dengan sebuah laporan yang berisi hasil, evaluasi, serta saran untuk proyek di masa depan.
Laporan ini tentunya harus komprehensif, tetapi juga tetap jelas dan mudah dipahami. Berikut adalah kerangka laporan closing proyek yang umum digunakan:
- Tujuan kinerja: Jelaskan bagaimana proyek berjalan dibandingkan dengan target-target yang sudah ditetapkan di awal.
- Biaya proyek: Tuliskan berapa biaya yang direncanakan dan berapa biaya sebenarnya yang dihabiskan. Jelaskan juga perbedaan jika ada, dan alasannya.
- Jadwal proyek: Bandingkan jadwal awal yang sudah disetujui dengan kapan proyek selesai sebenarnya. Jelaskan perbedaan jadwal jika ada, dan kenapa hal itu terjadi.
- Perubahan ruang lingkup: Catat perubahan apa saja yang terjadi dalam cakupan pekerjaan proyek dan dampaknya terhadap kinerja, biaya, atau jadwal.
- Sumber daya proyek: Jelaskan ke mana sumber daya proyek dialihkan setelah selesai dan pastikan semua sudah tercatat dengan benar.
- Rencana operasi dan biaya pemeliharaan: Rencana bagaimana proyek akan dioperasikan dan dipelihara setelah selesai, serta perkiraan biaya tahunannya.
- Dokumentasi proyek: Catat semua dokumen proyek yang disimpan, termasuk di mana mereka disimpan dan jenis format media yang digunakan.
- Tinjauan dan laporan setelah proyek selesai: Tentukan kapan laporan akhir proyek akan diselesaikan dan siapa yang bertanggung jawab untuk membuatnya.
- Masalah yang belum selesai: Daftar masalah yang masih belum terselesaikan dan perlu diselesaikan dalam tahap penutupan proyek.
Kesimpulan
Closing proyek dalam manajemen proyek merupakan salah satu langkah penting untuk memastikan bahwa semua tugas telah terselesaikan, tidak ada tanggung jawab yang tertinggal, dan proyek berjalan sesuai dengan harapan.
Dengan begitu, perusahaan dapat mempelajari banyak hal dari proyek yang telah terlaksana dan memperbaiki segala kekurangannya di proyek yang akan datang.
