Flowchart merupakan sebuah alat visual yang paling efektif untuk menggambarkan alur kerja sebuah sistem secara sederhana. Dengan menggunakan simbol tertentu, diagram ini dapat memudahkan kita dalam memahami bagaimana proses berlangsung dari awal hingga akhir.
Artikel ini akan membantu Anda untuk mengenal flowchart sistem lebih lanjut beserta bagaimana cara membuatnya dengan mudah dan praktis.
Mengenal System Flowchart
Flowchart sistem adalah sebuah diagram yang digunakan untuk mengelola, menganalisis, serta merancang alur kerja di berbagai bidang dengan tujuan membantu memecahkan masalah dengan lebih mudah dan efisien.
Jenis diagram ini bekerja dengan menunjukkan hubungan antara berbagai komponen antar sistem, seperti alur informasi yang bergerak dari satu komponen ke komponen lain dengan tujuan menggambarkan bagaimana proses suatu sistem bekerja termasuk input, proses, dan outputnya.
Oleh karena itu, flowchart sistem berguna untuk memastikan semua orang yang terlibat dalam alur kerja memiliki pemahaman yang sama, baik dalam perancangan, pengoperasian, hingga evaluasi dari sistem tersebut.
Kapan Harus Menggunakan Flowchart Sistem?
Sebenarnya tidak ada aturan pasti terkait kapan harus menggunakan flowchart sistem, namun ada beberapa situasi khusus yang membuat jenis diagram ini tepat untuk digunakan.
Anda dapat menggunakan flowchart sistem ketika ingin merencanakan sistem baru karena diagram ini dapat membantu menggambarkan proses yang direncanakan serta mengidentifikasi hambatannya.
Selain itu, flowchart sistem juga dapat digunakan ketika Anda perlu untuk mengidentifikasi masalah dalam alur kerja yang ada dengan menggambarkan setiap langkahnya secara sistematis. Sehingga mudah untuk mengenali di mana letak kesalahan yang ada.
Manfaat Flowchart Sistem
Pada dasarnya, flowchart sistem memiliki banyak manfaat yang dapat membantu dalam memahami, merancang, atau memperbaiki alur kerja. Berikut adalah beberapa manfaat dari penggunaan flowchart sistem:
1. Memudahkan Pemahaman
Flowchart sistem dapat membuat alur kerja menjadi lebih mudah dipahami karena digambarkan dengan simbol-simbol sehingga membantu semua orang mampu memahami cara kerja sebuah sistem dengan mudah.
2. Meminimalisir Kesalahan
Dengan menggunakan flowchart sistem, Anda bisa melihat visualisasi seluruh proses kerja sehingga jika ada kesalahan atau cara kerja yang kurang efisien dapat diidentifikasi dengan mudah dan segera dicari solusinya.
3. Meningkatkan Efisiensi
Flowchart sistem dapat membantu Anda merancang ulang alur kerja agar lebih sederhana dan efisien sehingga dapat menghemat waktu, tenaga, serta biaya sebuah proyek.
4. Mendukung Kerja Tim
Karena bertujuan untuk menggambarkan alur kerja dengan sederhana, diagram ini memungkinkan untuk mempermudah komunikasi antar tim.
Karena dengan melihat diagram yang sama, semua orang mampu memahami sistem dengan cara yang sama, mengurangi kesalahpahaman, serta dapat membantu mengambil keputusan dengan cepat.
Simbol Flowchart Sistem
Flowchart sistem menggunakan beberapa simbol atau komponen untuk menggambarkan alur kerja sebuah proyek. Berikut adalah beberapa simbol yang umum digunakan:
1. Oval
Merupakan simbol yang biasa digunakan untuk menunjukkan titik awal dan akhir dari suatu proses. Di mana, simbol oval dengan keterangan ‘Start’ menandakan dimulainya proses, sementara label ‘End’ merupakan akhir atau sebagai kesimpulannya.
2. Rectangle
Merupakan simbol yang biasa digunakan untuk menggambarkan sebuah proses atau alur kerja. Di mana setiap operasi, tugas, atau aktivitas yang perlu dilakukan selama proses sistem digambarkan dengan simbol persegi panjang ini.
3. Diamond
Merupakan simbol yang biasa digunakan untuk menggambarkan serangkaian titik-titik keputusan. Di mana pertanyaan ya/tidak diajukan atau pilihan yang dibuat akan memengaruhi arah prosesnya.
4. Parallelogram
Merupakan simbol yang digunakan untuk mewakili input atau output dalam proses sistem. Di mana input dapat mencakup sumber daya atau material yang dibutuhkan untuk proses tersebut sementara output dapat berupa hasil akhir.
5. Arrow
Merupakan simbol yang digunakan untuk menunjukkan arah alur kerja yang menggambarkan bagaimana sebuah proses bergerak dari satu langkah ke langkah berikutnya.
6. Circle
Merupakan simbol yang digunakan untuk menunjukkan penghubung pada halaman, yang berarti bahwa alur berlanjut di tempat lain pada halaman yang sama.
Contoh Flowchart Sistem
Agar lebih memahami simak contoh diagram di bawah yang menjelaskan alur kerja sederhana dari sistem perhitungan profit/rugi sebuah bisnis.
Sistem bekerja dengan sederhana dalam membandingkan biaya dan pendapatan untuk menentukan apakah perusahaan akan mendapat keuntungan atau kerugian. Berikut adalah alur kerjanya:
Gambaran flowchart sistem di atas akan memudahkan pemahaman proses sistem dalam menghitung untung/rugi. Sistem secara otomatis membandingkan pendapatan dan biaya untuk menghasilkan informasi terkait kondisi keuangan bisnis sehingga dapat membantu kerja tim dalam mengambil keputusan.
Panduan Membuat Flowchart Sistem
Flowchart sistem merupakan salah satu alat yang penting untuk menggambarkan proses secara visual. Berikut adalah panduan sederhana yang dapat membantu Anda dalam merancang flowchart sistem yang efektif dan mudah dipahami:
1. Mulai Langkah Pertama
Mulailah jalankan sistem yang akan digambar dengan mengidentifikasi titik awal yang akan memulai alur sistem. Pastikan agar titik awal ini jelas dan mudah untuk dikenali.
2. Periksa Kondisi Sebelum Buat Keputusan
Di sepanjang proses penggambaran alur kerja, akan ada beberapa titik di mana Anda harus memeriksa kondisi tertentu.
Di situ Anda dapat menggunakan simbol decision (keputusan) untuk menggambarkan kondisi yang membutuhkan jawaban ‘ya’ atau ‘tidak’.
3. Lanjutkan Sesuai Keputusan
Jika alur kerja menunjukkan jawaban ‘ya’, maka Anda dapat melanjutkan proses menuju ke langkah berikutnya.
Sementara itu, jika alur kerja merujuk pada jawaban ‘tidak’, Anda dapat mengambil langkah alternatif dan kembali ke langkah sebelumnya untuk melakukan pemeriksaan ulang.
4. Selesaikan Alur Kerja
Setelah semua langkah selesai, Anda dapat mengakhiri proses dengan titik akhir yang jelas. Pastikan akhir proses ini menunjukkan bahwa sistem telah selesai dijalankan.
Dengan mengikuti panduan di atas, Anda dapat merancang flowchart sistem yang tidak hanya efisien namun juga dapat dipahami dengan mudah oleh siapapun yang terlibat dalam alur kerja.
Baca lainnya:
