Flowchart adalah sebuah diagram yang sering digunakan untuk menggambarkan alur kerja sebuah proyek. Salah satu jenisnya, Flowchart Proses jadi salah satu alat yang paling efektif karena bentuknya paling sederhana dalam memetakan alur kerja.
Untuk tahu lebih lanjut mengenai diagram ini, simak tulisan di bawah yang akan membahas Flowchart Proses hingga ke intinya sampai tuntas!
Pengertian Flowchart Proses
Flowchart Proses adalah salah satu jenis diagram yang dapat menggambarkan alur kerja dengan bentuk paling sederhana dari peta proses yang menggambarkan langkah, urutan, atau keputusan alur kerja.
Diagram ini dapat membantu menyederhanakan alur kerja yang paling rumit jadi diagram yang mudah dipahami sehingga meningkatkan efisiensi jika diterapkan dalam bisnis.
Simbol Flowchart Proses
Untuk merancang Flowchart Proses, penting untuk memahami lebih dahulu simbol-simbol yang digunakan di dalamnya. Berikut adalah beberapa simbol umum yang sering digunakan:
1. Oval
Merupakan simbol yang biasanya digunakan untuk menunjukkan awal atau akhir suatu proses. Dalam arti lain, simbol ini menjadi tanda titik masuk atau keluar dalam sebuah flowchart.
2. Rectangle
Merupakan simbol yang digambarkan dengan persegi panjang untuk menunjukkan langkah atau tindakan dalam proses. Setiap tindakan yang dilakukan dalam alur kerja nantinya akan dituliskan dalam simbol ini.
3. Diamond
Merupakan simbol untuk menunjukkan titik keputusan, di mana proses dapat bercabang ke arah yang berbeda sesuai dengan kondisi tertentu. Simbol ini biasanya memiliki dua atau lebih jalur keluar tergantung pada jawabannya.
4. Arrow
Merupakan simbol yang digunakan untuk menunjukkan arah alur kerja sekaligus menghubungkan satu simbol dengan simbol lainnya. Dengan simbol ini, urutan kerja dalam flowchart dapat dipahami dengan mudah.
5. Parallelogram
Merupakan simbol untuk mewakili input atau output data, seperti memasukkan data ke sistem (input) atau menampilkan hasil (output).
Contoh Flowchart Proses
Agar lebih memahami Flowchart Proses, berikut adalah gambaran alur proses pembelian dalam sebuah perusahaan:
Alur kerjanya dimulai dari:
- Departemen Pembelian membuat pesanan dengan mengetik pesanan penjualan dalam formulir yang memiliki 4 copy menjadi langkah awal untuk memulai proses pembelian.
- Kemudian copy ke-4 disimpan oleh Departemen Pembelian sebagai arsip.
- Copy ke-1 dikirim ke pabrik sebagai informasi untuk memproduksi atau mempersiapkan barang yang dipesan.
- Copy ke-2 dikirim ke Departemen Penerimaan Barang untuk digunakan saat menerima barang nantinya.
- Departemen Penerimaan Barang menyimpan copy ke-2 sebagai bukti bahwa barang telah diterima sesuai dengan pesanan.
- Copy ke-3 dikirim ke Departemen Kredit untuk mencatat informasi keuangan terkait pembelian, pembayaran, atau hutang perusahaan.
- Departemen Kredit mengirimkan kembali copy ke-2 ke Departemen Penerimaan Barang untuk melengkapi administrasi.
Secara keseluruhan, flowchart ini menggambarkan bagaimana pesanan bergerak hingga proses pembelian selesai sehingga semua yang terlibat dapat memahami siapa yang bertanggung jawab di setiap proses.
Langkah untuk Membuat Flowchart Proses
Merancang Flowchart Proses bisa jadi langkah yang sangat membantu untuk menggambarkan sekaligus menyederhanakan alur kerja yang kompleks. Berikut adalah beberapa langkah untuk membuatnya:
1. Tentukan Proses
Mulailah dengan menentukan proses yang ingin digambarkan. Pastikan Anda punya gambaran jelas terkait tujuan dari flowchart yang ingin dibuat agar lebih fokus. Apakah untuk mempermudah alur komunikasi tim, mendokumentasikan alur kerja, atau lainnya.
2. Kumpulkan Informasi
Jika telah berhasil menentukan proses, mulai kumpulkan semua informasi yang diperlukan tentang proses tersebut. Kenali setiap langkah, keputusan, input, juga output yang ingin disertakan.
Jangan lupa untuk memastikan bahwa informasinya lengkap agar flowchart yang Anda buat bisa menggambarkan alur kerja secara tepat.
3. Pilih Jenis Flowchart
Anda juga harus memilih jenis flowchart yang paling sesuai dengan kebutuhan. Apakah flowchart yang dibutuhkan hanya sebatas diagram sederhana untuk proses dasar atau justru diagram kompleks bercabang?
Dengan menentukan jenisnya dapat memengaruhi simbol dan struktur flowchart yang digunakan.
4. Gambar Flowchart
Setelah berhasil menentukan proses, informasi, serta jenis flowchart yang ingin digunakan, Anda bisa mulai menggunakan simbol-simbol standar seperti yang telah dijabarkan di atas untuk merancang flowchart Anda.
Mulai dengan simbol oval untuk menandai proses awal, kemudian dilanjut dengan menambahkan langkah proses, keputusan, dan arah alur kerja sesuai informasi yang dikumpulkan.
5. Lakukan Review
Setelah selesai merancang flowchart, jangan lupa untuk lakukan review dan evaluasi untuk memastikan semua alur kerja sudah tepat agar tidak ada bagian yang terlewat dan mudah dipahami.
Anda dapat membuat diagram yang jelas dan terstruktur apabila menerapkan lima langkah di atas karena flowchart ini sangat berguna untuk menggambarkan alur kerja dalam proyek yang sedang Anda kerjakan.
Dengan memahami dan menerapkannya, Anda juga bisa menyederhanakan sebuah proses kerja yang rumit sehingga meningkatkan peluang efisiensi kerja. Mulai rancang flowchart Anda untuk memudahkan kerja tim yang yang efektif dan luar biasa!
